4 Fragen, die Sie Ihrem ERP-Partner stellen sollten.

...und unsere Antworten darauf.

ERP Beratung Titel

Wieso ist es wichtig die richtige ERP-Software UND den richtigen ERP-Partner auszuwählen?

Unter allen wichtigen Entscheidungen die Sie für Ihr Unternehmen machen können ist die Auswahl einer passenden ERP- und Verrechnungssoftware besonders wichtig. Viele Firmen beschäftigen sich ausgiebig mit der Software, überspringen jedoch die nächste wichtige Entscheidung.

Die Wahl des richtigen Partners für die Implementierung Ihres ERP-Projekts (ob basierend auf Odoo oder einer anderen Plattform) und dadurch auch der Installation, Anpassung und Schulung der Mitarbeiter kann den Unterschied zwischen Erfolg oder Scheitern eines Projektes ausmachen. Auch mit der besten Software wird eine schlechte Partnerschaft nicht nur frustrierend, sondern auch kostspielig für das gesamte Unternehmen werden. Eine gute Partnerschaft führt hingegen zu einer sauberen Implementierung, einer umfassenden Schulung und einem anhaltenden Support durch ein professionelles Team mit dem Sie und Ihre Mitarbeiter gerne zusammenarbeiten. Aber wie kann man sich sicher sein, dass man sich für den richtigen Partner entschieden hat?

Vertrauen ist unerlässlich.

Ob es sich nun um eine Neueinführung eines ERP-Systems handelt, oder ein Legacy-System abgelöst wird – die Veränderungen, die mit der Einführung eines ERP-Systems einhergehen sind so bedeutend, und der Prozess so komplex, dass alles andere als eine positive und kommunikative Partnerschaft zwischen einem Unternehmen und dem Integrationspartner zu großen Problemen führen kann.

Die Notwendigkeit eines vertrauenswürdigen ERP-Partners bedeutet, dass sich Unternehmen mit der Auswahl und Überprüfung potenzieller Partner beschäftigen müssen, bis ein passender Kandidat gefunden ist. Dabei die richtigen Fragen zu stellen und die Rückmeldungen zu verstehen sind kritische Elemente im Entscheidungsprozess. Hier ist ein Einblick in einige Schlüsselfragen, die potenziellen Integrationspartnern gestellt werden sollten, bevor man sich einer Partnerschaft anvertraut.

ERP Projektplanung Odoo

Welche Möglichkeiten zur Effizienzsteigerung und Prozessoptimierung bietet die Lösung?

Diese Frage wurde ursprünglich von dem Portal ERP Cloud News veröffentlicht und beschreibt die transformative Natur von ERP-Projekten. Jedes Integrationsprojekt bringt große und kleine Veränderungen in den Workflow und das Geschäftsleben des Unternehmens. Basierend auf den identifizierten Chancen, den existierenden Systemen, der Einstellung der Projektleiter und vielen anderen Faktoren, gibt es sehr viel Variabilität bei ERP-Projekten. Ein zukünftiger Partner kann die Optionen dem Implementierungsteam nicht nur darstellen, sondern auch mit einem hohen Maß an Wissen und Erfahrung begründen und erklären.

"Viele Kunden kommen dann zu uns, wenn Excel-Listen für die Verwaltung nicht mehr ausreichen. In dem Fall ist das Potential für eine Effizienzsteigerung natürlich sehr groß. Statt die gleiche Information in Listen mehrfach zu verwalten, sieht man in Odoo mit nur wenigen Klicks sowohl den aktuellen Lagerstand der Produkte, als auch die Summe der geplanten Warenzu- und -abgänge, um beispielsweise einer möglichen Unterdeckung vorgreifen zu können. Allerdings ist ein manuelles Eingreifen aufgrund der Meldebestände im Normalfall sowieso nicht notwendig. Odoo generiert hier automatisch die Bestellvorschläge für den Einkauf."

- Magdalena Robl, datenpol Consultant

ERP Integration Odoo

Wie integrieren wir manche oder alle unserer existierenden Systeme und Prozesse in das neue System?

Ein existierendes, effizientes und verständliches System durch eine neue Funktion innerhalb einer ERP-Lösung zu ersetzen ist nicht immer die beste Wahl. In vielen Instanzen bieten existierende Komponenten Vorteile, die durch ERP-Software und Add-Ons nicht so einfach zu replizieren sind. Für Unternehmen, die spezialisierte Software implementiert haben ist es oft besser, dieses System durch Schnittstellen in das neue ERP-System einzubinden. Natürlich kann Integration solcher Prozesse auch Vorteile haben, wie z.B. das Vermeiden von doppelter Eingabe und unnötigen manuellen Aufwänden. Diese Frage gleich am Anfang zu stellen gibt ein klares Bild darüber, was für kurz- und langfristige Kompetenzen der Partner bieten kann. 

"Systemintegration an sich beschreibt den Prozess, der verschiedene IT-Systeme und Software-Anwendungen physikalisch und funktionell miteinander verknüpft, damit diese im Anschluss als koordiniertes Ganzes handeln.

In vielen Unternehmen gibt es für verschiedene Aufgabenbereiche im Geschäftsprozess eine Vielzahl an unterschiedlichen Standard-Systemen und Softwarelösungen, die nicht optimal miteinander verbunden sind. So entstandene Insellösungen können auf den unterschiedlichsten Ebenen mit Odoo integriert werden.

Die größte Herausforderung bei der Einführung eines neuen ERP-Systems, waren erfahrungsgemäß nicht die Vielzahl an Informationen und Abläufen, beispielsweise Waren- und Artikelgruppen, standardisierte Texte und  digitale Vorlagen, die im Rahmen der Odoo Einführung eindeutig definiert werden mussten. Es war die Integration des Faktors Mensch. Betrachtet man die geplante Optimierung und Effizienzsteigerung, ist dies eigentlich unverständlich – aber hier liegt der Fehler vieler Integrationen: Sie werden nicht von Logik bewertet, sondern von Menschen, die täglich damit arbeiten. Dieses Mindset leitet auch unsere Ansätze. Das datenpol Vorgehensmodell ist klar strukturiert und bietet durch die agilen Teamstrukturen Flexibilität in der Umsetzung."

- Christopher Ebenberger, datenpol Consultant

Welches Maß an Schulung und Training kann der Partner bieten?

Die Qualität der Schulung und die Akzeptanz durch die Mitarbeiter sind kritische Komponente eines ERP-Projekts. Während die Motivation der Mitarbeiter doch hauptsächlich der Geschäftsführung oder dem Implementationsteam des Unternehmens obliegt, spielt der Partner eine entscheidende Rolle in den Schulungsmaßnahmen. Ein Partner, der schon oft Schulungsprojekte durchgeführt hat und weiß, wie man neue Nutzer effektiv schult und Informationen am besten vermittelt, ist viel wert. Wenn Mitarbeiter nicht wissen, wie tag-tägliche Aufgaben im neuen ERP-System zu bewältigen sind wird auch eine perfekt angepasste Software nicht viele Vorteile bringen können.

"Im Rahmen unserer OdooKMU Pakete haben wir fixe Schulungskontingente pro Bereich vorgesehen, die auf unserer bisherigen Projekterfahrung basieren. Aber natürlich passen wir das je nach Vorkenntnissen bzw zusätzlichem Bedarf gerne individuell an den Kunden an. Im Rahmen eines Entwicklungsprojekts hängt der Schulungsbedarf im Normalfall vom Funktionsumfang ab. 

In den Schulungen konzentrieren wir uns normalerweise auf die Key-User pro Bereich, die dann intern das Wissen weitergeben. Um das effizient abwickeln zu können, stellen wir unseren Kunden unsere Schulungsunterlagen als Nachschlagewerk zur Verfügung."

- Magdalena Robl, datenpol Consultant

Wie ist der Support nach der Implementierung aufgebaut?

Support eines ERP-Systems nach der Erstinstallation ist für jedes Unternehmen von kritischer Bedeutung. Ein Partner der eine erstklassige Implementierung durchgeführt hat verliert schnell seinen Wert wenn die zukünftige Verwendung des Systems im Unternehmen nicht aktiv unterstützt wird. Ein wirklich effektiver Partner bleibt noch Tage oder Wochen nach der Implementierung in Kontakt. In dieser Zeitspanne können sich oft unvorhersehbare Probleme und Schwierigkeiten zeigen. Ein guter Partner steht nicht nur in der Zeit nach dem Go-Live beiseite, sondern ist auch bei zukünftigen Updatesin dem System zur Stelle. Dadurch wird die Wartung des Systems langfristig deutlich vereinfacht.

ERP Support Odoo

"Odoo wurde erfolgreich eingeführt – wie geht es weiter? Um unseren Kunden einen störungsarmen Odoo-Live-Betrieb zu ermöglichen, achten wir bereits während des Einführungsprojektes darauf, dass alle für den Betrieb notwendigen Unterlagen erstellt werden - die technische und fachliche Übergabe des Odoo-Projekts in den laufenden Betrieb ist ein entscheidender Bestandteil unserer Vorgehensmethode. Dabei berücksichtigen wir, dass der Betrieb und der damit einhergehende Support eigene Anforderungen an die Anwendungsdokumentation und Übergabeprozesse stellt. Hierzu zählt unter anderem eine ITIL-konforme Vorgehensweise. " 

Auch nach erfolgreicher Odoo-Einführung und dem damit einhergehenden Projektende können unsere Kunden auf unsere Leistungen zurückgreifen. Hierzu bieten wir Ihnen im Live-Betrieb eine Reihe von Supportleistungen an, wie individuell zugeschnittene Supportpakete, regelmäßige Berichte über den Supportverlauf und auch Zugang zu einem eigenen Kundenportal."

- Christopher Ebenberger, datenpol Consultant

Die richtigen Fragen vor einem ERP-Projekt zu stellen hilft nicht nur vor dem Projekt den richtigen Partner zu finden, sondern stellt sicher, dass die gefundene Lösung auch langfristig für das Unternehmen maximal profitabel ist. Wir wollen nicht nur unseren Kunden, sondern Unternehmen allgemein dabei helfen, den richtigen Partner zu finden. Deshalb starten wir mit diesem Artikel eine ganze Reihe an Unterlagen, die für jeden relevant sind, der sich ein ERP-Projekt überlegt.

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