8 gute Gründe Ihr Unternehmen zu digitalisieren!

Wieso man sich der ERP-Frage stellen sollte.


Wen stört es nicht: Das ewige Suchen nach Rechnungen in Ordnern oder das Kreieren zeitaufwendiger Mappensysteme oder Excel-Strukturierungen. Jetzt ist Schluss damit! Im Privatleben wird man immer digitaler, warum nicht auch im Berufsleben? Die Digitalisierung mithilfe von ERP-Systemen bietet Unternehmern viele Chancen ihren Konzern auszubauen und ermöglicht eine überschaubare Übersicht über Geschehnisse im Unternehmen.

1.       Zeit- und Kostenersparnis

Der wichtigste Grund, der für die Verwendung von ERP spricht, ist die unverkennbare Zeitersparnis. Business Software gewährt das Sortieren und Analysieren von Daten in nur wenigen Augenblicken, anstelle minutenlanger Suche in Ordnern, Excel oder Word Dateien. Darüber hinaus werden viele Eintragungen und Berechnungen automatisiert und Mitarbeiter können ihre dazugewonnene Zeit in andere, sinnvollere Tätigkeiten investieren.

2.     Kontrolle und Koordination

Sobald ein Unternehmen wächst und mehrere Standorte hat, wird es immer schwieriger die Übersicht zu behalten. Es ist nicht mehr möglich in die Werkstatt zu gehen, um kurz nach dem Rechten zu sehen und persönlich ein Auge auf die Produktion zu werfen. ERP-Systeme liefern eine Übersicht über Lagerverwaltung, Aufgabenverteilung, Produktionsfortschritte und vieles mehr. Somit kann man ortsunabhängig auf dem neusten Stand bleiben und sich virtuell ein Bild machen.

3.     Gemeinsame Datenbasis

Statt einer ERP-Lösung nutzen viele Unternehmen verschiedenste Software für die passende Abteilung, die jeweils über ihre eigene Datenbank verfügen. Die einzelnen Abteilungen mögen zwar höchste Effizienz mithilfe dieser Programme bieten können, aber sobald abteilungsübergreifende Prozesse mit einbezogen werden, bricht Chaos aus. Ein Beispiel hierfür: Die Finanzabteilung bekommt keine Informationen zu Personalkosteneinsparungen in der Werkstatt. 

ERP-Systeme schaffen eine einheitliche Datenbasis, die ort- und zeitunabhängig abgelesen werden kann. Das birgt einige Vorteile, wie etwa eine verbesserte Transparenz, Informationsfluss und die damit zusammenhängende Kommunikation, den übereinstimmenden Informationsstand der Mitarbeiter und Teamarbeit, da es möglich ist trotz großen Distanzen zusammenzuarbeiten. Zusätzlich werden alle Kunden-, Auftrags- und Produktdaten in einer Cloud abgespeichert und sind für jedermann jederzeit abrufbar. 

Durch die Verwendung eines einheitlichen Programms wird vor Paralleleinträgen gewarnt und es können Fehler, beispielsweise die doppelten Auflistungen eines Produkts im Lager, doppelte Einzahlungen von Kunden oder doppelte Verarbeitung von Ressourcen in der Produktion, vermieden werden. 

4.     Analysen und Auswertungen

Jeder Eintrag wird in Echtzeit  verarbeitet und es werden automatisch Analysen erstellt, die nicht nur wichtig für die Aufdeckung von Schwächen im Unternehmen, sondern auch für das Aufweisen von Ergebnissen von Bedeutung sind. Derartige Auswertungen bieten die Möglichkeit, die Unternehmensstrategie anzupassen, um die höchste Effizienz zu erzielen. 


5.     Einen genauen Einblick haben

Abteilungen und Teams neigen oft dazu sich von anderen abzukapseln, weil der Informationsaustausch als irrelevant eingestuft wird. Unternehmen ist es oft nur möglich eine Gesamtübersicht über die Prozesse zu haben, jedoch nicht im Detail. 

Ein ERP-System schafft Transparenz und macht es möglich, alle Abläufe genauestens zu verfolgen. Das bringt nicht nur eigennützige Vorteile mit sich, sondern auch gegenüber Dritten, da Firmeninterne Hantierungen auch weitergegeben werden können. Ein Beispiel: Im Falle einer großen Fremdfinanzierung ist es gut möglich, dass Unternehmen stabile Prozesse, als Sicherheit für Investoren, nachweisen müssen. 

6.     Zufriedene Mitarbeiter

Monotone Aufgaben sind langweilig und unnötig, wenn sie automatisiert werden können. Dazu zählt beispielsweise das mehrfache Verwalten derselben Daten in verschiedener Software oder Heraussuchen von Informationen. Ein ERP-System erspart viele Routineaufgaben, folglich gibt es eine höhere Mitarbeiterzufriedenheit und die Arbeitsleistung wird verbessert. 

7.     Das Finanzwesen auf einen Blick

Ebenfalls ein wichtiger Vorteil ist, dass das gesamte Finanzwesen, wie Buchhaltung, Zahlungsverkehr und vieles mehr, in das System eingetragen wird und es die zugeführten Daten automatisch weiterverarbeitet. Das spart Zeit, vermeidet Fehler und verbessert die Effizienz. 

Beispielshalber haben viele Business Softwares eine selbsttätige Auslesung von Rechnungen in PDF-Dateien, die per E-Mail verschickt oder eingescannt wurden. Diese werden vom System weiterverrechnet und das Ergebnis wird übersichtlich auf einem Dashboard oder mithilfe von Analysen und Auswertungen dargestellt. 

8.     Der Konkurrenz voraus

Es ist garantiert eine gute Möglichkeit der Konkurrenz stets einen Schritt voraus zu sein oder aufzuholen. Viele Unternehmen sträuben sich vor der Digitalisierung, obwohl die Vorteile offensichtlich sind. Grundsätzlich gilt: Je früher das ERP-System eingeführt wird, desto weniger Aufwand wird für die Einführung notwendig sein. 

Mehr Produktivität, eine übersichtliche Firmenstruktur, alles genau im Blick – es gibt unzählige Vorteile, die ein ERP-System mit sich bringt. Oft zögern kleinere und mittlere Unternehmen über die Einführung, dennoch sind mehr und mehr davon überzeugt und zufrieden. Mit dem richtigen Partner ist eine Umstellung keine große Herausforderung und kann nur Positives bewirken!

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