Automatisierte Erfassung von Eingangsrechnungen

In Odoo mit dem OCR-Modul von datenpol

Verwenden Sie Odoo für Ihre Buchhaltung oder wollen Sie einfach einen Überblick über alle Kosten auf einem Blick in Odoo haben?

In diesem Fall kommen Sie nicht daran vorbei, alle Eingangsrechnungen in Odoo zu erfassen. Mittlerweile werden bereits viele Rechnungen per E-Mail versendet, jedoch gibt es immer auch noch Rechnungen, die per Brief oder Fax versendet werden. 

Bei einem Unternehmen mit durchschnittlich 30 Eingangsrechnungen pro Monat nimmt das Erfassen der Rechnungen in Odoo gleich einmal mehrere Stunden in Anspruch. 

Datenpol hat hier gemeinsam mit einem Partner ein Produkt entwickelt, welches die Zeit zum Erfassen von Eingangsrechnungen dramatisch verkürzt. Mit Hilfe von Artificial Intelligence wurde ein Service entwickelt, welcher PDF-Rechnungen oder gescannte Rechnungen ausliest und in Odoo eine Rechnung anlegt. 

Der Workflow sieht dabei folgendermaßen aus: 

Workflow OCR Modul datenpol

• Schritt 1: Rechnungen werden an eine vordefinierte E-Mailadresse weitergeleitet

         ◦ Adresse kann im Scanner hinterlegt werden

         ◦ Bei Online-Dienstleistern kann oft eine E-Mailadresse für Rechnungen (Billing) angegeben werden

         ◦ E-Mailrechnungen können 1:1 an die E-Mailadresse weitergeleitet werden

• Schritt 2: Die ausgelesenen Daten werden in einem Validierungsinterface angezeigt.

         ◦ Daten werden bei Bedarf korrigiert

         ◦ Anschließend wird die Rechnung bestätigt

 Schritt 3: Rechnung wird in Odoo automatisiert angelegt

Der erste Schritt passiert laufend im Hintergrund ohne manuellem Eingriff und erfordert hier keinen Zusatzaufwand.

Im zweiten Schritt erfolgt die manuelle Prüfung und Validierung im Online-Interface.

OCR Modul Validierung Interface

Unsere Erfahrungswerte zeigen dabei folgende Werte:

50% der Rechnungen benötigen keine Korrekturen

        ◦ Zeitersparnis ca. 90%

35% der Rechnungen erfordern kleinere Korrekturen im Ausmaß von wenigen Minuten

        ◦ Zeitersparnis ca. 75%

15% der Rechnungen können noch nicht korrekt ausgelesen werden und müssen manuell eingegeben werden. Dieser Prozentsatz wird immer geringer werden, da die Genauigkeit des Service mit jeder Rechnung steigt.

        ◦ Zeitersparnis ca. 20%

Das bedeutet, dass das OCR-Service in 85% der Rechnungen eine massive Zeitersparnis bringt. In weiterer Folge kann auch dieser Schritt automatisiert werden. 

Der dritte Schritt erfolgt mittels Knopfdruck. Die Rechnung wird dabei noch mit den hinterlegten Daten in Odoo angereichert und gemeinsam mit der PDF-Rechnung erfasst.

odoo und OCR Interface

Die Steuern und Aufwandskonten pro Rechnungszeile werden aufgrund der in Odoo hinterlegten Steuerzuordnung vom Lieferanten vorgeschlagen. Ab Odoo 12 Enterprise werden die Vorschläge zusätzlich durch Maschine-Learning unterstützt.

Mit dem Einsatz von Artificial Intelligence und Machine-Learning wird der Service und die Genauigkeit stetig verbessert und die Zeit- und Kostenersparnis steigt ohne weiteres Zutun.

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