Biolux Technologies
High tech Zahntechnik
28 Juli, 2020 durch
Kirill Polenov

Mit Infrarotlicht zu schöneren Zähnen?

Genau das verspricht das kanadische Unternehmen Biolux. Ihre OrthoPulse Technologie nutzt Lichtimpulse, um die Effektivität von Zahnspangen drastisch zu steigern und damit die Behandlungszeit um bis zu 70% zu senken.

Nachdem datenpol schon als Partner für die erste Odoo-Integration ausgewählt wurde, wandte sich Biolux auch für die Aktualisierung des Systems an uns, wobei viele neue Funktionen und Erweiterungen hinzukamen.

Um die Lieferdauer des Produkts kurz zu halten, wird von vier verschiedenen Standorten ausgeliefert (Deutschland, Schweiz, Hong Kong und Vereinigte Staaten). Nicht nur das Produkt selbst, sondern auch die moderne Herangehensweise an den Vertrieb machen Biolux Technology zu einem Paradebeispiel im Medizinbereich.

Odoo • Text and Image

Factsheet

Das wichtigste auf einen Blick.

Odoo Version

Bei dem Projekt wurde Odoo V 13 Enterprise eingeführt.

Anzahl Benutzer

5 Odoo User im System.

Projektvolumen in Personentagen

Das gesamte Projekt war in 15 PT abgeschlossen.

Highlights

Jedes Projekt ist etwas besonderes.

Steuerzuordnung

Es mussten 18 verschiedene Steuerklassen finanzrechtlich korrekt im System abgebildet werden.

IO Admin Schnittstelle

Eine Schnittstelle zu IO Admin, einer Gerätemanagement-Software, wurde für dieses Projekt von datenpol entwickelt.

Multi Company/Multi Currency

Mehrere Standorte mit verschiedenen Währungen konnten im Odoo Standard vollständig abgebildet werden.

Integrierte Module

App Icon Accounting
App Icon Contacts
App Icon Mail
App Icon Stock
App Icon Invoicing
App Icon Purchase
App Icon Sales
App Icon Studio

Ausgangssituation

Datenpol hatte 2017 das Initialprojekt bei Biolux integriert. Dabei wurde auf ein Multi-Company/Multi-Currency Odoo V10 Enterprise ERP gesetzt, welches mit einem Webshop ausgestattet wurde. Die neue Einführung von Odoo V13 war deutlich weniger komplex, da die neueste Version besser auf die Herausforderungen abgestimmt war, als V10 damals.

Der Systemwechsel ist nicht aufgrund von Unzufriedenheit durchgeführt worden, sondern aufgrund geänderter Strukturen im Konzern. Für den Neustart wurde aber entschieden lieber neu anzufangen als das bestehende System zu duplizieren, um von den neuen Funktionen (z.B. in der Buchhaltung) Gebrauch machen zu können.

Schnittstelle: IO Admin 
Eine besondere Priorität war die Anbindung des IO Admin-Systems, das bei Biolux Technology im Einsatz ist. In dem System findet die gesetzlich notwendige Verwaltung der Medizinprodukte statt und datenpol entwickelte eine vollintegrierte Schnittstelle für Odoo 13, die die Zusammenarbeit der beiden Systeme nahtlos ermöglichte.

Obwohl eine Schnittstelle für Odoo 10 schon beim letzten Projekt entwickelt wurde, ist die Entscheidung getroffen worden nicht zu migrieren, sondern gänzlich neu zu programmieren. Nach einer Analyse der bestehenden Funktionen konnte der Scope limitiert werden und die Budgetbeschränkungen eingehalten werden.

Buchhaltung
Aufgrund der Multi-Currency und Multi-Company Struktur des Unternehmens war die vollständige Abbildung der Buchhaltung sehr wichtig, was durch die neuen Funktionen von Odoo V13 wesentlich erleichtert wurde. 

Eine finanzrechtlich korrekte Struktur war vor allem bei dem internationalen Vertrieb sehr wichtig. Das Ziel war es, alle Anforderungen zu erfüllen, ohne das ERP komplexer zu machen, was datenpol auch geschafft hat.

Odoo • Image and Text

Zielsetzung

Grundsätzlich war das Ziel, Odoo so weit wie möglich im Standard einzuführen, als Odoo KMU Projekt. Einzig bekannte Ausnahme von Anfang an war die Implementierung der IO-Admin Schnittstelle, die von der datenpol extra für das Projekt entwickelt wurde.

Letztendlich wurden im Laufe des Projekts zwei weitere Punkte außerhalb des Standards angepasst:

Aufgrund der verschiedenen Lagerorte ist es notwendig in der Rechnung das Versandland anzudrucken, um die gesetzte Steuer zu verifizieren. Die Information steht im Standard nicht zur Verfügung und wird im neuen System aus der Sale Order automatisch übernommen.

Bei den Versandkosten musste die Währungsumrechnung unterbunden werden, da es ansonsten zu Konflikten zwischen Währungen beim Verrechnungsprozess kam.

Lösung

Die Integration wurde als Greenfield-Projekt in Tandem mit der Restrukturierung der Firma durchgeführt. Dadurch wurde gleich von Anfang an sichergestellt, dass alle Mitarbeiter die notwendigen Funktionen gleich mit dem Go-Live zur Verfügung hatten.

Greenfield vs. Brownfield.
Oft wird im Gespräch über ERP-Integration nur von Greenfield Projekten gesprochen. Also eine Integration von einem ERP System ohne bestehende Systeme, die schon im Einsatz sind. 

Brownfield hingegen bezieht sich auf Projekte, wo ein ERP System in ein bestehendes Netzwerk an Software, Geräten und Prozessen integriert wird.

Oft ist ein Neuanfang sinnvoll, um bestehende Prozesse auf den neuesten Stand zu bringen und Insellösungen zu vermeiden, die sowohl den Integrationsaufwand als auch die Komplexität des Systems erhöhen.

Key Points:

  • Abrufung der Lagerstände in Echtzeit aus multiplen lagern

  • Rückverfolgung der Geräte durch das IO Admin System

  • Verrechnung unter Berücksichtigung diverser Steuerpflichten  

Feature: Steuerzuordnung

Datenpol konnte für die 18 Steuerzuordnungen, die bei Biolux Technology im Einsatz sind, eine effektive Lösung im Odoo Standard finden. Die Zuordnung passiert automatisch anhand von der UID Nummer des Partners und seiner Adresse. Als Kriterien dienen hier sowohl Postleitzahlen, Länder und Ländergruppen, um alle relevanten Möglichkeiten abbilden zu können. 

Durch die aufwändigere Konfiguration im Vergleich zu anderen Projekten ist es sichergestellt, dass jeder Kunde die korrekte Steuer verrechnet bekommt und dass die Umsätze auf das gewünschte Erlöskonto gebucht werden. 

Anpassung der Partnerdaten-Struktur

Um näher am Standard bleiben zu können, wurde die Struktur der Partnerdaten angepasst. Im alten System konnte definiert werden, ob der Praxis- oder Arztname auf der Rechnung angedruckt wird. Bei der Datenübername wurde in Odoo der Praxisname als Hauptkontakt und der Arzt als verbundener Kontakt angelegt. Auch die Schnittstelle zu IO Admin wurde entsprechend angepasst, damit die richtigen Daten übergeben werden.
Kirill Polenov
28 Juli, 2020
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