Datenmigration - #1 Überblick

Wie die Daten vom alten ERP-System ins neue kommen.

Datenmigration ERP Odoo Title

Das Thema "Datenmigration" ist ein sehr allumfassendes. Daher möchte ich in dieser Blogreihe den Fokus auf die Einführung von ERP-Systemen legen und dabei den allgemeinen Prozess sowie die spezifische Vorgehensweise von datenpol vorstellen. Im ersten Beitrag werde ich einen grundsätzlichen Überblick geben, um in den darauffolgenden Beiträgen dann näher ins Detail gehen zu können.

Sobald ich mich als Unternehmer für eine Einführung oder Umstellung eines ERP-Systems entschieden habe, so muss ich mich aktiv mit der Frage der Datenmigration auseinandersetzen. Im Konkreten muss ich mich fragen, welche Daten ich bei der Inbetriebnahme (Go-Live) des neuen ERP-Systems benötige und welche ich später manuell bei Bedarf nachtragen kann und will.

Grundsätzlich unterscheiden wir zwei Arten, wie die Daten in das neue ERP-System kommen:

  • Manuelle Dateneingabe

  • Automatisierte Datenmigration

Da ich als Unternehmer am Tag 1 nach der Inbetriebnahme des neuen ERP-Systems möchte, dass meine Mitarbeiter sofort den operativen Betrieb fortsetzen können, muss zumindest ein Minimalbestand an Daten im neuen ERP-System vorhanden sein. Zum Beispiel müssen zumindest Kunden und Produkte vorhanden sein, damit Angebote und Rechnungen erstellt werden können. Um einen kontrollierten und schnellen Go-Live zu erreichen, ist daher eine großteils automatisierte Datenmigration unabdingbar.

Im folgenden Abschnitt gehe ich daher auf die wichtigsten Fragen ein.

Wann wird die Datenmigration durchgeführt?

Der produktive Lauf der Datenmigration wird im Zuge des Go-Lives am Ende des Integrationsprojekts durchgeführt.

Go-Live mit einer DatenmigrationDieses Bild beschreibt einen typischen Go-Live-Plan einer ERP-Einführung bzw. -umstellung. Bis zum Start des Go-Lives wird im Altsystem produktiv gearbeitet. Mit dem Start des Go-Lives werden die Daten vom Altsystem in das neue ERP-System migriert. Ab diesem Zeitpunkt sollte im Altsystem nicht mehr gearbeitet werden, da diese Daten nicht mehr übernommen werden. Alternativ müssen die geänderten Daten dann nach dem Go-Live in das neue System manuell übernommen werden. Der Go-Live kann je nach Projektgröße nur wenige Stunden oder auch bis zu 1-2 Tage dauern.

Nach dem Go-Live ergibt sich für das Altsystem eines der folgenden Szenarien:

  1. Bei einer Komplettablöse (inkl. aller benötigten Daten wie zB Rechnungen) ist das Altsystem nicht mehr notwendig und kann abgeschaltet werden.

  2. Das Altsystem besteht weiterhin als Archiv, um später auf historische Bewegungsdaten (Rechnungen, Aufräge, etc.) lesend zugreifen zu können

  3. Das Altsystem wird parallel in Teilbereichen weiterbetrieben bzw. es werden noch offene Aufträge abgearbeitet. In diesem Fall ist es wichtig, dass die beiden Systeme laufend synchron gehalten werden - entweder manuell oder durch automatisierte Schnittstellen. Ein Beispiel sind offene Lieferscheine, die im Altsystem abgearbeitet werden. Hier muss der Lagerstand synchronisiert werden.

In der Praxis entscheiden wir uns meistens gemeinsam mit unseren Kunden für das Szenario 2, da hier bei unseren Projektgrößen das Verhältnis von Kosten/Nutzen am besten ist.

Aus welchen Schritten besteht eine Datenmigration?

Schritte der Datenmigration

Wir unterteilen die Datenmigration in folgende Schritte:

  1. Entladen der Daten aus dem Quellsystem (Altsystem). Dieser Schritt exportiert alle relevanten Daten aus dem alten ERP-System in CSV-Dateien. Dabei kann es auch mehrere Quellsysteme geben.

  2. Konvertieren der der Daten. Hier werden die Daten auf die Datenstruktur des Zielsystems angepasst. Dieser Schritt ist mit Abstand der komplexeste.

  3. Laden der Daten in das Zielsystem. Dieser Schritt importiert die Daten mit der neuen Datenstruktur in das Zielsystem.

  4. Kontrollsummen. Diese werden verwendet, um eine hohe Qualität zu garantieren.

Den Grund, warum wir auf CSV-Dateien als Medium zwischen den einzelnen Schritten setzen, erkläre ich in einem der nächsten Beiträge dieser Blogreihe.

Was versteht man unter einer automatisierten Datenmigration?

Bei einer automatisierten Datenmigration werden die einzelnen Schritte mittels wiederholbarer Scripte realisiert, sodass die komplette Migration mehrmals mit der gleichen Qualität durchgeführt werden kann. Diese Wiederholbarkeit ist notwendig, um die Migration in mehreren Testdurchläufen zu testen und so das Risiko beim Go-Live zu begrenzen.

Das Ziel dabei ist, einen kompletten Migrationsdurchlauf möglichst automatisiert durchzuführen. Alle begleitenden Prozesse, die nicht automatisiert ablaufen, werden basierend auf einer Checkliste manuell abgearbeitet ("Migrations-Drehbuch"). Somit wird bei jedem Durchlauf ein konstantes Ergebnis mit hoher Qualität garantiert.


"Nur eine automatisierte Datenmigration kann eine hohe Qualität garantieren"


Wie oft wird die Datenmigration durchgeführt?

Je nach Komplexität und Umgang planen wir mit 3-5 Testdurchläufen. Nach jedem Durchlauf wird das Test-Feedback eingearbeitet und nochmals getestet. Zum Go-Live wird die Migration dann das letzte Mal durchgeführt.

Nur eine Automatisierung der Migration erlaubt es, mehrere Testdurchläufe mit einer konstanten Qualität durchzuführen und dabei den Aufwand so gering wie möglich zu halten. 

Mit welchen Kosten muss ich rechnen?

Generell wird die Datenmigration bei Systemeinführungen sehr oft unterschätzt. Aus unseren Erfahrungswerten bewegen sich die Kosten bei ca. 20-30% des Gesamtprojektvolumens. Bei kleineren Projekten kann der Anteil sogar noch höher sein.

Wie gehe ich mit "Datenmüll" um?

Im Laufe der Zeit haben sich im Altsystem meistens eine Vielzahl von Daten angesammtelt, die in dieser Form nicht mehr benötigt werden. Wir sprechen dabei umgangsspachlich von "Datenmüll". Hier sind einige Beispiele:

  • Verlinkte Daten existieren nicht mehr (zB wird in einer alten Rechnung auf ein Produkt verwiesen, welches es aktuell nicht mehr gibt)

  • Zweckentfremdete Felder: um zusätzliche Informationen zu speichern, wurden Felder verwendet, die ursprünglich für einen anderen Zweck gedacht waren. Dabei verwenden Mitarbeiter mitunter auch das selbe Feld für unterschiedliche Informationen. (zB. wird eine zweite E-Mailadresse bei der Telefonnummern eingetragen)

  • Duplikate in Auswahlfeldern, wie zum Beispiel bei Zahlungsbedingungen oder Kontaktanreden ("Herr", "Hr.", "Herrn", ...)

Im Zuge der Datenmigration werden diese Fälle gesammelt und kontrolliert im Altsystem bereinigt. Dieser Ansatz hat folgende Vorteile:

  • Die Daten können unabhängig vom Projekt der Systemeinführung durchgeführt werden.

  • Änderungen können von den Mitarbeitern selbst durchgeführt werden.

  • Die Probleme werden bereits vor der Datenmigration behandelt und müssen somit nicht mehr speziell berücksichtigt werden.

Was die Qualität der Daten betrifft, so ist diese im Optimalfall nach der Datenmigration maximal genau so gut wie vor der Datenmigration. In der Realität leidet jedoch die Qualität der Daten bei der Datenmigration. Spezielle Datenkonstellationen, die während der Tests nicht berücksichtigt wurden, führen oft erst Monate nach dem Go-Live zu Problemen.

Ein gut strukturierter Test kann jedoch die meisten Probleme schon im Vorfeld abfangen und beseitigen.


"Die Qualität der Daten ist im Optimalfall nach
der Datenmigration genauso gut wie davor."


Welche Daten muss ich migrieren?

Da die Kosten der Datenmigration in kleineren Projekten unverhältnismäßig höher sind, als bei großen Projekten, raten wir bei kleinen Projekten meistens dazu, nur die Stammdaten zu migrieren. Als Stammdaten werden Daten bezeichnet, die sich eher selten ändern. In den meisten Fällen sind das Kunden, Lieferanten, Produkte oder zum Beispiel auch Stücklisten. Der Aufwand steht hier meist in einem guten Kosten/Nutzen-Verhältnis.In diesem Fall verbleiben die alten Bewegungsdaten, wie zum Beispiel Aufträge, Lieferscheine oder Rechnungen, im Altsystem, welches noch als "Archiv" weitergeführt wird. 

In der Realität bestimmt das Kosten/Nutzen-Verhältnis oft darüber, welche Daten migriert werden und welche nicht. In jedem Fall sind auch noch etwaige Lizenzkosten des Altsystems zu berücksichtigen, wenn es noch als "Archiv" weiterlaufen soll.

Fazit

Die Datenmigration bei einer ERP-Einführung ist ein komplexes Thema, das es bereits in der Anforderungserhebung (Analyse) zu berücksichtigen gilt. An allen Ecken und Enden lauern Gefahren, die den Gesamtprojekterfolg gefährden können.

Daher ist eine kontrollierte und erprobte Vorgehensweise wichtig, welche viele dieser Gefahren schon frühzeitig erkennt und beseitigt. In den nächsten Teilen dieses "Datenmigrations"-Blogs werde ich näher auf die einzelnen Schritte eingehen.

Über mich

Ich beschäftige mich seit 15 Jahren mit dem Thema Datenmigration bei der Einführung und Umstellung von ERP-Systemen. Dabei habe ich eine Vielzahl an Projekten begleitet und geleitet. Mein bisher größtes Projekt war eine Umstellung des Kernbankensystems einer großen österreichischen Bank, welches insgesamt zwei Jahre dauerte.

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