efsta GmbH
Fiskalsoftware für jedes Unternehmen
16 Juli, 2020 durch
Kirill Polenov

Eine Fiskalsoftware für verschiedene Länder

efsta ist der führende Fiskalsoftwarehersteller für Unternehmen jeder Größe. Die efsta Fiskallösung, bestehend aus der Fiskal-Middleware "Elektronische Fiskalregister" (EFR) sowie der efsta Cloud, ist länderübergreifend einsetzbar zur Erfüllung nationaler und internationaler Vorschriften zur Fiskalisierung.

Um die erbrachten Leistungen effizient verrechnen und verwalten zu können, entschied sich efsta für ein ERP auf Basis von Odoo. Die Lösung integriert und zentralisiert bestehende Systeme, bringt einen hohen Grad an Automatisierung in die Verrechnung und garantiert Zukunftssicherheit - auch bei starkem Wachstum und Veränderungen im Unternehmen.



Odoo • A picture with a caption
Jakob Marberger, Geschäftsführer der efsta IT Services GmbH

Factsheet

Das wichtigste auf einen Blick.

Odoo Version

Bei dem Projekt wurde Odoo V 12 Enterprise eingeführt.

Anzahl Benutzer

15 Odoo User im System.

Projektvolumen in Personentagen

Inklusive dem Vorprojekt konnte die gesamte Integration und Entwicklung innerhalb von 140 Tagen abgeschlossen werden.

Highlights

Jedes Projekt ist etwas besonderes.

Doppelte UID Nummer Prüfung

Odoo prüft automatisch anhand der UID-Nummer, ob die eingetragenen Firmendaten mit denen in der Datenbank von FinanzOnline ab.

efsta Portal & Billing Tool Integration

Zwei bestehende Systeme wurden nahtlos in das System integriert.

Hoher Automatisierungsgrad

Automatisierte Verrechnungsprozesse garantieren langfristige Wirtschaftlichkeit.

Integrierte Module

App Icon Accounting
App Icon Contacts
App Icon Mail
App Icon Stock
App Icon Invoicing
App Icon Purchase
App Icon Sales
App Icon Studio

Ausgangssituation

efsta GmbH war auf der Suche nach einem skalierbaren ERP System, welches an ihre bestehenden Systeme (este Portal/Cloud etc.) angebunden werden konnte.

Da es sich um eine langfristige und signifikante Investitionsentscheidung handelte, musste das eingeführte ERP mit dem geplanten Unternehmenswachstum mitwachsen können.

efsta Portal und das efsta Billing Tool, waren schon bestehende Eigenentwicklungen des Kunden in denen die Verrechnung und Kundenverwaltung verarbeitet wurden. Als Teil der Optimierungsstrategie konnte im Laufe des Projekts das efsta Billing Tool vollständig durch Odoo abgelöst werden.

Systemarchitektur ohne Insellösungen 
Obwohl bei efsta schon mehrere Systeme im Einsatz waren, wurden diese ohne ein übergreifendes Systemkonzept eingeführt. Daher war als erstes eine Konzeptionierung der bestehenden Systemarchitektur notwendig, um Schwachstellen zu identifizieren und Lösungen zu erarbeiten.

Ziel war es, die Verwaltung der erbrachten Leistungen zu zentralisieren und somit sowohl die Verrechnung als auch die Erfassung davon in einem System erledigen zu können.

Automatisierung als Grundprinzip
Im bestehenden System gab es nur minimal automatisierte Prozesse, was gerade bei der Verrechnung und Leistungserfassung zu überflüssigen manuellen Aufwänden geführt hat.

Ein hoher Grad an Automatisierung war einer der höchsten Prioritäten im System, da die aktuellen Prozesse das Wachstum des Unternehmens zurückhielten. Das neue System sollte langfristig Zukunftssicher sein und die Flexibilität bieten, auch in Zukunft neue Geschäftskonzepte realisieren zu können.

Odoo • Image and Text

Zielsetzung

Folgende Ziele wurden bei dem Projekt definiert:

  • Intensive Prozessaufbereitung - und Analyse, um Lösungsmöglichkeiten im Standard-Funktionsumfang von Odoo vorschlagen zu können.

  • Implementierung eines zentralisierten ERP-Systems, zur automatisierten Verrechnung aller erfassten Leistungen.

  • Erarbeitung und Dokumentation von Verbesserungspotenzialen zur Standardisierung von Geschäftsprozessen um laufenden Betrieb.

  • Umsetzung einer Schnittstelle für die Datenüberleitung aus dem efsta Billing-Tool in Odoo zur automatisierten Erstellung der Rechnungen.

  • Identifikation und Beseitigung von Schwächen in der Abrechnung der erbrachten Leistungen.

  • Langfristige strategische Partnerschaft zur Zielgerichteten Einführung und Weiterentwicklung von Odoo.

Wieso Prozessanalyse und Vorprojekt?
Sich in einer Problemsituation Klarheit zu verschaffen, sollte immer der erste Schritt sein. Daher beginnen die meisten großen integrationsprojekte bei der datenpol mit einer Voranalyse der bestehenden Prozesse und Systeme.

Bei kleinen ERP Projekten ist ein Vorprojekt meistens überflüssig. Daher haben wir auch das OdooKMU Programm entwickelt, dass eine schnelle, leichte und preiswerte ERP Integration für KMU bietet.

Lösung

Dank einer tiefgründigen Betriebsanalyse konnte datenpol einen strukturierten Projektplan für die Integration, Schulung und Entwicklung erstellen. Dieser deckt nicht nur die gegenwärtigen Ansprüche ab, sondern stellt auch die basis für eine langfristige Partnerschaft her.

Key Points:

  • Anbindung von 3rd Party Systemen

  • Doppelte UID-Nummern Prüfung

  • Abdeckung zahlreicher Geschäftsbereiche

  • Umfangreiche Datenmigration und Bereinigung

  • Anbindung von efsta Portal & Billing Tool mit eigenentwickelten Schnittstellen

  • Hoher Automatisierungsgrad im Bereich der Verrechnung

  • Verwendung von Odoo als zentrale Verrechnungsplattform

Langfristige Planung durch effektive Analyse

Einer der Hauptpunkte der Voranalyse ist die Feststellung der Prioritäten. Nur so kann die Integration maximal effektiv verlaufen. Die wichtigsten und notwendigsten Strukturen werden als ersten eingeführt und im Laufe der Projektphasen durch weitere Funktionen ergänzt.

Daher war die erste Phase der Integration auf zwei Punkte fokussiert:

  • Eine vollständige Analyse der bestehenden Prozesse und eine Festlegung der Ziele.

  • Die Optimierung und Automatisierung der Verrechnung, um die Wirtschaftlichkeit des Betriebs aufrecht zu erhalten und zu verbessern.

Resultate

Nach Abschluss der ersten Projektphase ist bei efsta nun ein angepasstes ERP System integriert. Doch die Kooperation mit datenpol bleibt weiterhin bestehen. Im Laufe weiterer Projektphasen werden neue Funktionen in das System eingespielt werden, die sowohl die Wirtschaftlichkeit erhöhen als auch neue Möglichkeiten für Digital-Business schaffen. 

So wie bei efsta, heißt es auch bei datenpol - "Es dreht sich alles um Effizienz".

Odoo • Text and Image
Kirill Polenov
16 Juli, 2020
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