Grundlagen: Zeiterfassung

Wieso der Stundenzettel der Vergangenheit angehört.

Zeit ist die wichtigste Ressource, die ein Unternehmen zur Verfügung hat. So muss auch ein adäquates System da sein, mit dem Angestellte und Führungskräfte die Zeitaufwände innerhalb des Unternehmens aufzeichnen und auswerten können. Die minimalen Ansprüche dafür sind in Österreich gesetzlich geregelt, aber ein intelligentes Zeiterfassungssystem kann für viele Unternehmen entscheidende Vorteile im Arbeitsalltag bringen.

Grundlagen der Zeiterfassung in Österreich

Für alle Angelegenheiten, die das Arbeitszeitgesetz betrifft, müssen in Österreich vom Arbeitgeber Aufzeichnungen über die geleisteten Arbeitsstunden geführt werden.

Die Aufzeichnungspflich besteht für alle Betriebe. Inklusive Kleinbetrieben mit nur einem Mitarbeiter. Sollte bei einer Überprüfung vom Arbeitsinspektorat festgestellt werden, dass die Aufzeichnungspflicht nicht eingehalten wird, drohen Strafsanktionen gegen den Arbeitgeber.

Odoo • Text and Image

Zeiterfassung mit dem DP Time Report

Obwohl Odoo im Stadard schon umfassende Funktionen zur Zeiterfassung bietet, sind diese Funktionen auf mehrere Module Verteilt. Somit benötigt man für Funktionen wie Krankenstände und Urlaube, Projektzeiten und Stundenzettel verschiedene Oberflächen, die den Workflow verlangsamen.

Zeiterfassung ist eine tägliche Aufgabe die alle Mitarbeiter der Firma beschäftigt. Daher war unser Ziel mit dem DP Time Report eine zentrale Stelle zur Verwaltung von Arbeitszeiten zu schaffen, um nicht nur Zeit zu sparen, sondern auch Übersicht zu schaffen.



Was ist die Auskunftspflicht?

Sollte das Arbeitsinspektorat die Aufzeichnungen anfordern, ist der Arbeitgeber verpflichtet, diese vorzeigen zu können. Dasselbe gilt für die Organe des Arbeitsinspektorats.  Auf jeden Fall sollte hier ein schriftlicher nachweis über die geleisteten Arbeitsstunden für jeden Mitarbeiter verfügbar und aktuell sein.

Auch der Arbeitnehmer hat ein Anrecht auf eine Auskunft über die Arbeitszeiterfassung. Sollte diese verlangt werden, sind die betroffenen Dokumente dem Angestellten kostenfrei zu übermitteln.

Müssen Arbeitszeiten immer laufend aufgezeichnet werden? In welcher Form?

Bei fixen, schriftlich festgehalten Arbeitszeiten müssen diese vom Arbeitgeber nur am Ende jeder Entgeltperiode bestätigt werden. Sollten die eigentlichen Arbeitszeiten an manchen Tagen abweichen, muss auch das schriftlich festgehalten werden.

Trotzdem müssen hier schriftliche Aufzeichnungen geführt werden. Nur weil die Aufzeichnung jeden Monat (oder jede Entgeltperiode) gleich bleibt, müssen diese Dokumente jedoch aufbewahrt werden. Das bedeutet Dienstpläne mit Arbeitszeiten, Pausen, und eventuellen Abweichungen. 

In welcher Form diese geführt werden, ist in Österreich nicht konkret vorgeschrieben. Daher sollte die Form der Zeiterfassung auf die Bedürfnisse des Betriebes ausgelegt sein.

Sind in der Zeiterfassung auch Ruhepausen einzutragen?

Grundsätzlich ja. Alle Pausen, die vom Arbeitnehmer genommen werden, müssen in der Zeiterfassung vermerkt werden.

Diese Pflicht entfällt nur unter den folgenden zwei Umständen:

  • Es ist ein Zeitraum schriftlich vereinbart, in dem alle Arbeitnehmer ihre Pausen einnehmen.

  • Von diesem Zeitraum wird in der Praxis nicht abgewichen.

Übersicht für Manager und Angestellte

Sparen Sie Arbeitszeit, indem Sie Ihren Angestellten eine zentrale und benutzerfreundliche Oberfläche bieten. Durch die konfigurierbaren Regeln werden Stundenzettel automatisch auf arbeitsrechtliche Richtigkeit überprüft und vermeiden Fehleinträge.

Als Manager ist es wichtig, den überblick zu behalten. Daher bietet der DP Time Report detailliertes Reporting, um Projekte effizient zu steuern und Arbeitsabläufe optimieren zu können.


Übersicht der monatlichen Time Reports für Mitarbeiter.

Wie wird die Zeiterfassung bei Gleitzeit, Außendienst oder Telearbeit geregelt?

Hier kann der Arbeitnehmer selbst die Aufzeichnung führen. Das Arbeitszeitgesetz ist auch bei Telearbeit oder Homeoffice zur Gänze wirksam. Der Unterschied ist, dass die Auszeichnungen hier vom Arbeitnehmen geführt werden können, und danach vom Arbeitgeber nur bestätigt werden. Oft wird davon abgeraten, weil die Arbeitszeitaufzeichnungen ja die Grundlage der Entlohnung bilden und fehlende Aufzeichnungen ein Unternehmen strafbar machen können.

Great stories are for everyone even when only written for just one person. If you try to write with a wide general audience in mind, your story will ring false and be bland. No one will be interested. Write for one person. If it’s genuine for the one, it’s genuine for the rest.

Wie muss die Arbeitszeit durchgerechnet werden?

Egal welcher Durchrechnungszeitraum verwendet wird, er muss schriftlich im Arbeitsvertrag und auch in der Arbeitszeitaufzeichnung vermerkt werden. Welcher Zeitraum dafür verwendet wird, ist dem Arbeitgeber überlassen und sollte den Anforderungen des jeweiligen Betriebes entsprechen.

Alle Funktionen in einem Modul

  • Anwesenheitszeiten

  • Mehrstundenkorrektur

  • Urlaub, Krankenstände, Sonderurlaub

  • Österreichische Feiertage

  • Monatlicher Time Report

  • Übersichtlicher PDF Report

  • Wichtige Berichte für Manager

  • Projektbuchungen: Auswertung der Chargeability und gebuchter Projektzeiten

  • Anzeige von Warnungen bei arbeitsrechtlich nicht genehmigten Buchungen

Ist die Gleitzeit anders geregelt, als "normale" Arbeitszeiten?

Ist vereinbart, dass bei Gleitzeit die Arbeitszeitaufzeichnungen vom Arbeitnehmer zu führen sind, so hat der Arbeitgeber den Arbeitnehmer zur ordnungsgemäßen Führung dieser Aufzeichnungen anzuleiten.  

Nach Ende der Gleitzeitperiode hat der Arbeitgeber sich diese Aufzeichnungen aushändigen zu lassen und zu kontrollieren. Werden die Aufzeichnungen vom Arbeitgeber durch ein Zeiterfassungssystem geführt, ist dem Arbeitnehmer nach Ende der Gleitzeitperiode auf Verlangen eine Abschrift der Arbeitszeitaufzeichnungen zu übermitteln bzw. Einsicht in diese zu gewähren. s schriftlich im Arbeitsvertrag und auch in der Arbeitszeitaufzeichnung vermerkt werden. Welcher Zeitraum dafür verwendet wird, ist dem Arbeitgeber überlassen und sollte den Anforderungen des jeweiligen Betriebes entsprechen.

Weitere Informationen

Sollten Sie konkrete Fragen zu dem Thema haben, oder sich genauer einlesen wollen, finden Sie auf diesen Links alles, was Sie brauchen:  

Oder machen Sie sich gleich einen Termin mit uns aus! Wir beraten Sie gerne über die beste Zeiterfassungslösung für Ihr Unternehmen.

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