Innovation muss zielgetrieben sein.

Innovation, KMUs und Digitalisierung in Österreich. Stefan Wailand im Interview

Ich hatte das Glück Stefan Wailand, einen der Geschäftsführer der datenpol über die Entwicklung der KMU-Landschaft in Österreich, häufige Schmerzstellen bei der Integration und über die Rolle der Digitalisierung in der Innovation auszufragen.

Global ist Digitalisierung rapide am Vormarsch, und die Vorteile die dadurch für Betriebe entstehen sind unbestreitbar. Trotzdem hinkt in Österreich die KMU-Landschaft den Digitalisierungstrends hinterher. Zwei Drittel aller Befragten der KMU Digitalisierungsstudie, die 2018 von der WKO durchgeführt wurde, beschrieben sich als "Digitale Neulinge". Besorgniserregend ist die Tatsache, dass der Durchschnitt des Digitalisierungsindex in Vergleich zu 2017 sogar gefallen ist.
Mit der Einführung der DSGVO mussten sich plötzlich viele Unternehmer zwangsläufig mit dem Thema Digitalisierung auseinandersetzen. Selbst mehr als ein Jahr nach der Einführung behauptet fast die Hälfte aller befragten Unternehmer, hinsichtlich der DSGVO Beratung zu benötigen.
Digitalisierung ist ein weitreichendes Thema, bei dem es um mehr geht als die Einhaltung gesetzlicher Richtlinien. "Die Herausforderung dabei ist die Auswirkung der Digitalisierung auf interne Prozesse. Damit ist das Organisationsmodell insgesamt betroffen." - meint Dietmar Rößl, Professor für KMU Management an der WU Wien. Hier liegt eine weitere Hemmschwelle für Unternehmer - 48% der Befragten nannten fehlendes Know-How als Hauptgrund für den Mangel an Digitalisierung im Geschäftsalltag. Das führt dazu, dass Österreichische Firmen sowohl im Inland als auch international einen Nachteil erleiden, da weiterhin Ressourcen in Prozesse investiert werden, die digital vereinfacht oder gänzlich erspart werden können.
WKO Studie Grafik Unterstützungsbedarf bei KMU im Zuge der Digitalen Transformation
datenpol ist Österreichs Marktführer wenn es um Integration von Open-Source ERP Systemen in Klein- und Mittelunternehmen geht. Enterprise Resource Planning, oder die Elektronische Geschäftsressourcenplanung beschäftigt sich mit der Digitalisierung interner Firmenprozesse, von der Fertigung bis hin zur Verrechnung. Frei verfügbare Softwarelösungen, also Open-Source, haben in den letzten Jahren mehr und mehr etabliert, vor allem in Innovationsbereichen wie Künstliche Intelligenz und Internet of Things.
Ich hatte das Glück Stefan Wailand, einen der Geschäftsführer der datenpol, über die Entwicklung der KMU-Landschaft in Österreich, häufige Schmerzstellen bei der Integration und über die Rolle der Digitalisierung in der Innovation auszufragen.
Kirill Polenov: Danke, dass du dir die Zeit genommen hast. Erzähl mir zuerst, wie du zu datenpol gekommen bist. Es hat hier ja ursprünglich alles mit der Cmotion angefangen, die Kamera-Equipment herstellt.
datenpol Geschäftsführung Gregor Graf Stefan Wailand Christian Tschida
Stefan Wailand: Ich bin während dem Betriebswirtschaftsstudiums zur Cmotion gekommen, und habe die Aufgabe bekommen dort Reporting und Controlling einzuführen. Und abteilungsübergreifend als Unterstützung für die einzelnen Abteilungsleiter als Managementkraft da zu sein. Eine der Hauptaufgaben war eben ein ERP-System einzuführen. Wir haben damals Open-ERP (jetzt Odoo) bei Cmotion eingeführt. Unsere Vorgehensweise da war zuerst Marktforschung, dadurch haben wir uns dann für Open-ERP entschieden, weil es individuell anpassbar an die Prozesse von Cmotion war.
Hat Cmotion schon damals ein konkretes Problem gehabt, welches ein ERP-System notwendig machte, oder war es einfach ein geeignetes Testgelände?
Die Aufgabenstellung war ganz klar - die Organisationsstruktur der Cmotion mit einem ERP-System zu unterstützen. Damals war noch kein Gedanke von einer Firmengründung wie der datenpol. Sondern die Zielsetzung war die Verbesserung der Operation von Cmotion mit einem ERP-System. Die Systemlandschaft war dort anfangs auch sehr bunt, Stücklistenverwaltung in Excel, Angebote und Rechnungslegung in Word, das Buchhaltungssystem beim Steuerberater durch BMD... es hat auch irgendein Einkaufsmanagement gegeben…also so eine rudimentäre Lagerverwaltung. Es war alles zusammen ein selbstgestricktes Tool.
Odoo vereint viele Funktionen in einer zentralen Software durch das modulare System

Also kleine Units, die auf das ganze System verteilt waren?
Genau, noch dazu hat jede Abteilung ein bisschen anders gearbeitet. Es gab überhaupt keine Datengrundlage - sprich, die Word-Rechnungen mussten einzeln durchgeschaut werden, um zu erfahren, wie viele Produkte sie verkauft hatten. Das System war einfach historisch so gewachsen, und nun war das Wachstum der Cmotion limitiert durch diese Organisationsstruktur. Nicht durch den Markt und nicht durch den Vertrieb, sondern rein durch die Organisationsstruktur - weil es nicht möglich war, mehr gleiche Produkte zu fertigen, schneller zu entwickeln, mehr zu vertreiben.
Die Systemlandschaft war dort anfangs auch sehr bunt, Stücklistenverwaltung in Excel, Angebote und Rechnungslegung in Word, das Buchhaltungssystem beim Steuerberater durch BMD ... Es war alles zusammen ein selbstgestricktes Tool.
Ineffiziente ERP-Systeme scheinen sich meist langsam mit dem Betrieb organisch zu entwickeln, und nicht auf einmal zu erscheinen.
Genau, also wenn es nur wenige Teilnehmer sind, dann glaube ich auch, dass zum Beispiel bei kleineren Unternehmen die gerade wachsen alles funktioniert, wenn die sich in Excel verwalten. Aber sehr schnell wird das zu einem Problem und einem Wachstumshemmer - da kannst du nicht mehr vernünftig wachsen. Deswegen benötigt es dann gefestigte Strukturen die man in einem System abbilden kann, wo alle daran arbeiten können.
Daher komme ich, das ist die Grundlage und Unternehmenssteuerung funktioniert nun mal auch Zahlengetrieben, das bedeutet Controlling.
Controlling wird oft verwechselt mit Kontrolle, das ist falsch. Controlling heißt steuern - und steuern kann ich nur wenn ich weiß, was passiert. Ich weiß was in einem Unternehmen passiert, wenn ich ein System habe, auf das ich mich verlassen kann.
Controlling wird oft verwechselt mit Kontrolle, das ist falsch. Controlling heißt steuern - und steuern kann ich nur wenn ich weiß, was passiert.
Österreich gilt ja seit jeher als wirtschaftlich eher traditionell/konservativ. Was hat sich hier in den letzten Jahren verändert? Wie ist die KMU-Landschaft von Startup-Unternehmen geprägt worden, und sind ERP-Systeme zu einem größeren Thema geworden?
Ich denke einerseits, dass sich die Unternehmen an sich ein bisschen verändert haben. Es gibt eine stärkere Startup-Szene, das ist ganz klar. Beziehungsweise werden jetzt immer mehr Startups zu Unternehmen.
Also es schaffen immer mehr Unternehmen den Schritt aus der Gründungsphase?
Ich glaube, dass dauert auch einige Zeit. Also vor ein paar Jahren, der erste Startup-Hype - aus dieser Phase entspringen gerade jetzt viele Unternehmen die genau diesen Wachstumsschritt machen und jetzt ein ERP-System benötigen. Das wäre nicht zwangsläufig meine Empfehlung wenn ich es mir aussuchen könnte. Wenn ich sie beraten müsste, würde ich sagen "Ihr könnt von Anfang an ein ERP-System nutzen". Mit Odoo wissen wir ja erstens - es wächst mit weil es modular aufgebaut ist, zweistens ist es nicht teuer durch die günstigen Lizensmodelle. Das heißt - eigentlich sollte man von Anfang an beginnen sich in einem ERP zu organisieren. Allerdings verstehe ich den Hintergrund der Startups - die konzentrieren sich auf ihr Business und sagen "Die Organisation greife ich dann an, wenn ich mein Business auf ein gewisses Level gehoben habe."
Dadurch entsteht natürlich viel Potenzial für uns, weil dieser Startup-Hype der letzten Jahren jetzt dazu führt dass so viele Unternehmen etabliert werden.   
WKO Statistik Neugründungen Österreich

"Ein ERP-System kann die nicht-innovativen Prozesse einer Firma übernehmen, damit die Firma selbst komplett auf Innovation und ihre Kernkompetenzen eingehen kann." Was sagst du dazu?
Absolut, insbesondere bei Dienstleistungsprodukten. Damit meine ich Unternehmen die Logistik, Beratung oder ähnliches anbieten. Wenn die Unternehmen es zum Beispiel schaffen, dass sie eine vernünftige Auftragsverwaltung für Ihre Dienstleistung einführen, die dann verrechnet wird, ist der Arbeitsprozess effizienter und sie können sich stärker auf ihr Produkt, also die Beratungsleistung, konzentrieren. Es geht darum, die unnötigen und komplizierten Admin-Aufgaben zu minimieren. Das befreit den Geist und fördert die Kreativität.
Einen zweiten Punkt will ich noch erwähnen, und zwar wie sich ERP-Systeme verändern. Im KMU-Bereich war es lange so, dass accounting-starke Systeme bei vielen KMUs etabliert waren, die dann ihre Warenwirtschaft oder ihren CRM-Teil weiter ausgebaut haben. Ein Beispiel ist hier BMD. BMD ist bei sehr vielen KMUs verankert wegen der Buchhaltungslösung, und hat Stück für Stück weitere Funktionen dazu gebaut - wie eben CRM, Lagerverwaltung und Produktionsplanung. Das ist heute ein bisschen anders. Sehr viele neue Systeme kommen aus innovativeren bereichen wie HR, CRM oder der klassischen Warenwirtschaft, wo Accounting nur noch ein Teil vom ganzen ist. Deswegen ist es bei bestehenden oder Ablöseprojekten oft so, dass der historische Kern im Accounting einfach so stark verankert ist, dass man mit Schnittstellen arbeitet, um modernere Systeme in den Fachabteilungen einsetzen zu können.
ERP software origin and comparison SAP Epicor Odoo Dynamics Navision

Es ist ja trotzdem so, dass Accounting, wenn es ums Geld geht, der wichtigste Teil bleibt.
Genau. Zum Teil ist es auch vom Unternehmen gewünscht, dass die Bereiche organisatorisch getrennt sind, weil es unterschiedliche Benutzer sind die damit arbeiten, mit unterschiedlichen Level-of-Trust-Berechtigungen. Das ist mitunter ein Grund wieso in Österreich der KMU-Bereich so aussieht.
Open-Source wird immer mehr zum Thema. Von der Softwareseite wäre natürlich Odoo selbst ein gutes Beispiel. Datenpol baut ihr Produkt auf einer Open-Source Lösung auf. Wo kommt die Werthaltigkeit eines ERP-Integrators her, wenn das Produkt selbst frei verfügbar ist?
Erstens geht es um die professionelle Vorgehensweise beim Projekt. Unternehmen beschäftigen sich nicht, oder höchstens alle fünf bis zehn Jahre damit, ein ERP-System einzuführen. Das heißt, es besteht keine Erfahrung und kein Wissen - "Wie kann ich ein ERP-Projekt erfolgreich machen?". Das ist unsere Stärke - wir wissen das, wir machen das tag-täglich. Das heißt wir haben sowohl Kompetenz im Requirements-Engineering, also "Welche Anforderungen hat das Unternehmen?" aber auch in Odoo selbst, und wissen wie wir Odoo passend zum Unternehmen gestalten können. Projektmanagementkompetenz, sprich ein vorgehen, welche Punkte man bedenken muss, wie plant man Ressourcen, welche Mitwirkungsleistungen sind zu welchem Zeitpunkt erforderlich. Das alles macht in Summe das Projekt erfolgreich.
Stefan Wailand und Andreas Brückl, CTO der datenpol

Das sind glaube ich die Kernfunktionalitäten. Es geht immer stärker dahin, Leute zuerst zu schulen, sprich - ein Verständnis für das neue System zu schaffen, bevor man den Bauchladen der Individualentwicklung aufmacht. Das ist deswegen sinnvoll, weil gewisse Prozesse in einem ERP-System standardisiert sind und so auch Sinn machen. Nur weil Sie historisch anders gewachsen sind, heißt es nicht, dass man sie in Zukunft genauso machen muss. Hier sind Führungspositionen meistens wesentlich offener gegenüber Veränderungen als der Mitarbeiter im Betrieb, also der, der täglich damit arbeiten muss. Da ist "Veränderung" ein sehr schwieriges Wort das nicht gern gehört und oft tauch nicht akzeptiert wird.
Das ist deswegen sinnvoll, weil gewisse Prozesse in einem ERP-System standardisiert sind und so auch Sinn machen. Nur weil Sie historisch anders gewachsen sind, heißt es nicht, dass man sie in Zukunft genauso machen muss.
Wir können mit Individualentwicklungen immer diese Prozesse abbilden, aber die Beratungsleistung geht sehr stark dahin, dass man sich als erstes die neuen standardisierten Prozesse anschaut, bevor man in die Individualentwicklung geht.
Es wird wahrscheinlich immer Prozesse geben, die eins zu eins abgebildet werden müssen, weil sie einen eigenen Kernprozess des Betriebes darstellen. Gleichzeitig ist es wahrscheinlich so, dass viele Betriebe Prozesse benutzen, die ohne Vordacht erstellt wurden.
Das geht oft nach dem Prinzip "Das haben wir immer so gemacht, das machen wir auch in Zukunft so." Sich nicht dazu öffnen, ob es vielleicht eine bessere oder schnellere Variante gibt. Das ist Veränderung und da tun sich viele Leute schwer. Wir versuchen natürlich im Gespräch darauf hinzuweisen, aber manchmal ist es ein sehr aufwendiger Change-Management Prozess, die Leute dazu zu motivieren da mitzumachen. Wir versuchen Leute erfolgreich zu machen, indem wir ihnen einen einfacheren Weg zeigen. Die Akzeptanz ist da unterschiedlich stark vorhanden.
Stichwort Veränderung. Sind dir in den letzten Jahren in der Österreichischen Business-Landschaft Veränderungen aufgefallen?
Man merkt schon das sehr viele kleinere Unternehmen oder Spin-off Unternehmen entstehen, wo die Technologieentwicklung ausgelagert ist. Ehrlich gesagt versuchen größere Unternehmen Innovation zu schaffen, es gelingt ihnen aber nur zum Teil, beziehungsweise ist es sehr schwer. Unternehmen investieren Millionen in Innovation, allerdings finde ich wird ein Faktor immer zu wenig berücksichtigt - Innovation muss zielgetrieben sein. Was will ich mit dieser Innovation erreichen? Wenn ich das als Unternehmen nicht vorgebe, kann ich eine ganze Innovationsabteilung füllen und werde trotzdem keine Ergebnisse haben. Es muss zielorientiert sein. Dasselbe hören wir auch von den Trendforschern - zielgetriebene Innovation ist erfolgreich. Nur weil ich Raum für Innovation schaffe, heißt das nicht, dass ich damit erfolgreich sein werde. So würde ich es unterscheiden. Es gibt viele die es schaffen, die beobachtet man auch. Die haben eine klare Vision, ein Zielbild, und arbeiten an Innovation die langfristig erfolgreich ist, im Gegensatz zu denen, die "Innovation zum Spaß" betreiben.
Wir versuchen Leute erfolgreich zu machen, indem wir ihnen einen einfacheren Weg zeigen. Die Akzeptanz ist da unterschiedlich stark vorhanden.
Ich danke dir für das Interview, gibt es vielleicht noch etwas, was du erwähnen wolltest?
Zum Thema Startups - wir sehen eine extreme Bereitschaft bei Startups, auf standardisierte Systeme zu setzen, weil Sie sich über Prozesse, die man ihnen vorgibt, freuen, weil man da nichts selber entwickeln muss. Versus natürlich dem Fall "Ich muss eine bestehende Softwarelösung ersetzen". Da ist sehr oft viel Potenzial an Change-Management - Wie kriege ich meine Leute auf das neue System? Wie schaffe ich Bereitschaft zur Veränderung? Natürlich macht es extrem viel Spaß ein Startup zu begleiten, weil man das so stark organisatorisch weiter entwickeln kann. Diese Offenheit macht eben junge Unternehmen aus.

Mit ERP das eigene Potenzial freisetzen.

Die Wirtschaft ist weltweit im Wandel, und Österreichische Betriebe werden bei der Digitalisierung interner Firmenprozesse mithalten müssen, um das tatsächliche Wachstumspotenzial zu erreichen. Firmen wie datenpol spezialisieren sich auf die Einführung von ERP-Systemen in KMUs und stehen Unternehmern zu Seite, wenn es darum geht, effizient und effektiv den Betrieb auf ein modernes, optimiertes System zu übertragen. Innovation ist auch hier kein Frendwort. Mit der Einführung der neuen Train-First Pakete hat datenpol ein Jahrzehnt an Erfahrung zu einem auf KMUs spezialisierten Schulungsansatz zusammengeführt. Somit ist für Unternehmer die Einführung eines ERP-Systems zum Fixpreis möglich. Der Open-Source Vorteil von Odoo garantiert hierbei, dass das System später nahtlos erweitert werden kann, und mit dem Unternehmen mitwächst.
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