Odoo vs. SAP

Wie der Underdog durch Usability zum SAP-Killer wurde

SAP vs. Odoo Title

Erklärt man das Prinzip eines ERP Systems, wird oftmals SAP als beste Referenz zitiert. Die Reputation ist somit mittlerweile eine Art Synonym für ERP-Software geworden.  Fragt man jedoch einen Manager, bekommt man häufig eine ganze Reihe an Beschwerden über SAP. Es ist teuer, kompliziert, funktioniert oftmals nicht wie es sollte, und trotzdem entscheiden sich große Firmen immer wieder für SAP. Wieso kann sich SAP trotz aller Gegenargumente durchsetzen, und was ist das wichtigste an einem ERP-System? 

Odoo kam vor knapp 15 Jahren als TinyERP auf den Markt und hat sich seitdem immer weiter etabliert. Mittlerweile wird das System sogar von namhaften Industriegiganten wie Toyota oder Danone eingesetzt. SAP wickelt weiter große Integrationsprojekte ab, während sich Odoo durch einen Fokus auf kleine und mittlere Unternehmen zur meistinstallierten Plattform der Welt hochgearbeitet hat.Obwohl die zwei Systeme sehr ähnliche Aufgaben erfüllen und teils gleiche Funktionalitäten aufweisen, gibt es zwei Aspekte in denen sich die Produkte gravierend unterscheiden – Benutzerfreundlichkeit und Preis. 


Es geht um den User.

Spezialisierte Software kann es sich erlauben, Kompromisse in Benutzerfreundlichkeit einzugehen. Immerhin wird sie von Fachkräften verwendet, welche die notwendigen Kenntnisse und Fähigkeiten haben, diese effektiv einzusetzen. Ein ERP-System hingegen wird abteilungsübergreifend eingesetzt und muss daher für jeden Mitarbeiter in der Verwendung zugänglich sein. Je komplizierter das System, desto höher sind die Schulungsaufwände und umso mehr Gewinn muss während der Integration in dem Betrieb eingebüßt werden. 

Ist ein System so gebaut, dass sich Mitarbeiter schnell einfinden, dann führt dessen Anwendung nicht nur zu weniger Frustration, es ergeben sich auch von Anfang an zeit- und kostensparende Multiplikationseffekte durch das ERP System. 

Seit etwa mehr als zehn Jahren findet eine Art UI-Revolution in der Softwarebranche statt. Entwickler sehen, dass mehr Funktionen ein Produkt nicht unbedingt besser machen, sonfern diese Funktionen für einen Nutzer nicht greifbar und anwenderfreundlich sind. Deshalb hat sich die Benutzeroberfläche vieler professioneller Programme stark zum Guten verändert. Der Spielraum, den Entwickler haben, um die Benutzeroberfläche zu verbessern ist jedoch begrenzt. Vor allem bei Systemen und Programmen, die Legacy-Funktionen unterstützen müssen (Anm.: Funktionen, die zu einer veralteten Version des Produkts gehören, aber noch am Markt im Einsatz sind und daher unterstützt werden müssen) sieht man, wie die Versuche eine moderne Benutzeroberfläche zu erstellen, scheitern. 

Die Herausforderung liegt darin, dass Benutzbarkeit nur schwer im Nachhinein implementiert werden kann. SAP ist sich seiner Komplexität in der Anwendung bewusst, weshalb es eine ganze Reihe an Oberflächenentwicklungen gibt, die über das Kernsystem darübergestülpt werden.  (z.B.: SAPUI5, SAP Fiori, SAP Screen Personas 3.0, SAP GUI, SAP Business Client).  Diese Vielfalt an Oberflächen zeugen von wiederholten Versuchen, die Plattform zu vereinfachen, wobei bis heute keine endgültige Lösung gefunden werden konnte. 


Upgrades sind nicht gleich Upgrades.

Wird ein System nicht durch ganzheitlich koordinierte Iteration gehoben, sondern nur jeweils durch Bestandteile ergänzt, ergibt das ein inkonsistente Struktur, die keinen funktionsübergreifenden Workflow mehr erlaubt. Als Folgeerscheinung werden inflationsartige Individualanpassungen zu hohen Kosten notwendig. 

SAP bekommt dieses Jahr das größte Update seit der ersten Veröffentlichung im Jahr 1992 – die Version S/4 HANA. Für viele Betriebe eine erhebliche Kosten- und Nutzenfrage. Nur wenige werden an diesem Punkt in Betracht ziehen, auf ein anderes System von SAP weg zu wechseln. Doch der geschätzte Aufwand von einem S/4 Upgrade übersteigt sowohl zeitlich als auch finanziell die Neueinführung eines äquivalenten Systems. Und das nicht nur knapp. Zusätzlich ist parallel mit der sehr komplizierten SAP Modulstruktur auch eine ähnlich schwer durchschaubare Lizenzstruktur aufgewachsen, weswegen das Upgrade für viele Betriebe enorme zusätzliche Lizenzkosten verursachen wird.

Sap vs odoo Upgradestruktur

Bildliche Darstellung der Upgradestrukturen von SAP und Odoo.

Odoo ist in vielen Aspekten das polare Gegenteil von SAP. 2005 in Belgien entstanden, ist die Plattform aktuell bei über 4 Million Benutzern im Einsatz und damit die meistinstallierte ERP-Software weltweit. Odoo ist von Grund auf so aufgebaut, dass unnötige Komplexität vermieden wird. Benutzerfreundlichkeit steht im Vordergrund, Lizenzkosten werden einfach und transparent gestaltet. Das Unternehmen selbst beschäftigt über 200 Mitarbeiter, ein großer Teil der Entwicklung wird aber von einer aktiven Community beigetragen. Somit entsteht eine viel nähere Verbindung zum Endnutzer, und die Wünsche der Nutzer können effektiver in die Software implementiert werden, um diese zu verbessern. Der Trick dabei liegt in der open-source Natur von Odoo. Der Kern der Software ist quelloffen und kann frei verändert werden, was ein riesiges Potenzial für Entwicklung auf der Plattform freisetzt. Das bezeugen auch die 10.000 Zusatzmodule, die im integrierten App-Store verfügbar sind.

Statt auf kleinere Updates zu setzen, veröffentlicht Odoo einmal pro Jahr ein generelles Update, in dem wichtige Neuerungen eingeführt werden. Dieses Jahr ist es Odoo Version 13, die im Oktober veröffentlicht wird. Dank der koordinierten Upgrade-Struktur lassen sich Systeme, die auf älteren Versionen von Odoo laufen, recht einfach aufrüsten oder erweitern. Daten werden zum großen Teil bereits kostenlos auf die aktuelle Version migriert. Betriebe, die aktuell Odoo eingeführt haben, müssen sich weder vor einer komplizierten Datenmigration noch vor undurchschaubaren Lizenzkosten fürchten. 


Komplex bedeutet nicht unbedingt kompliziert. 

Die zwei Begriffe werden oft austauschbar verwendet, haben aber eine grundsätzlich unterschiedliche Bedeutung. Jedes Unternehmen wird an sich komplex sein. Durch die unterschiedlichen Aufgaben, die im Firmenalltag zu erledigen sind, entstehen Abläufe die eben nicht als simpel zu beschreiben sind. Da ein ERP-System diese Abläufe abbilden soll, muss dieses auch ein komplexes System sein. Informationen werden sowohl für Prozesse innerhalb von Abteilungen, als auch für Abteilungsübergreifende Tätigkeiten gebraucht und müssen organisiert und verwaltet werden. 

Der wahrscheinlich wichtigste Punkt, der bei der Einführung eines neuen ERP-Systems zu beachten ist: Ein komplexes System sollte keinesfalls kompliziert abgebildet werden, sondern Anwendungsbasiert und leicht zugänglich. Ein ERP-System sollte immer den Nebeneffekt haben, dass existierende Prozesse vereinfacht und optimiert werden. Ein großer Faktor dabei ist natürlich das gewählte ERP-System. Sind die Abläufe im System verständlich? Ist die Benutzeroberfläche leicht zu erklären? Ist jeder Arbeitsschritt sinnvoll im System abgebildet?


Odoo Bill of Materials

SAP Bill of Materials

Das Interface für Odoo Bill of Materials (BoM) und SAP Business One im Vergleich.

Von Anfang an war eine der Stärken von Odoo die Benutzbarkeit des Systems. Über die Jahre hat sich die Plattform in der Hinsicht noch weiter verbessert, was sowohl wir als auch unsere Kunden bezeugen können. Durch den sehr klaren, modularen Aufbau lässt sich das System auch schnell und genau anpassen. Was der Betrieb braucht, wird installiert, alles Unnötige wird schlichtweg weggelassen. Das Beste? Neue Module können jederzeit installiert werden, um den Funktionsumfang zu erweitern, ohne viel Konfiguration zu benötigen.


SAP ist manchmal das richtige…nur nicht für KMU.

Es gibt schon gute Gründe, wieso SAP immer wieder als Industriestandard erwähnt wird. Es ist eine extrem leistungsstarke Plattform die sich in der Geschäftswelt, vor allem bei großen Betrieben, sehr etabliert hat. Doch die Software stammt aus einer Zeit, wo Benutzerfreundlichkeit bei weitem nicht im Vordergrund stand und das ist trotz vieler Neuerungen immer noch zu sehen. Für Mitarbeiterschulungen in SAP muss enorm viel Zeit eingeplant werden, da die Verwendung bei weitem nicht selbsterklärend ist. Sogar im Vergleich mit äquivalenten Systemen, sind Schulungszeiten bei SAP oftmals doppelt so hoch. Der Einsatz von SAP lässt sich bei großen Betrieben noch argumentieren, bei Firmen im KMU-Bereich ist das in vielen Fällen sogar kontaproduktiv.

SAP bietet manche high-level Funktionen, vor allem im Finanzbereich, die andere ERP-Systeme nicht bieten. Für einen Großkonzern lassen sich hier auf jeden Fall Argumente finden, die für SAP sprechen und die Einführung selbst bei hohen Aufwänden sinnvoll machen. Schaut man sich die Ansprüche eines Klein- oder Mittelunternehmens an, fallen viele dieser Argumente weg. Was bleibt sind die hohen Lizenzkosten, die Notwendigkeit lokaler Hardware und deren Wartung (obwohl mittlerweile auch Versionen von SAP als Cloudlösung verfügbar sind), hohe Einführungsaufwände und letztendlich auch hohe jährliche Kosten.

Odoo hat es mittlerweile geschafft, dass mehrere namhafte Firmen das Produkt einsetzen. Die Referenzliste ist noch lange nicht so beeindruckend wie die von SAP, aber Firmen wie Toyota, Hyundai und Danone haben sich überzeugen lassen, zumindest Teile ihrer Operation auf Odoo zu übertragen. Die Zielgruppe von Odoo bleibt aber der KMU Bereich. Hier ist das Ziel ganz klar: KMUs eine ERP-Lösung zu bieten, die einfach in der Einführung, Bedienung und Skalierung ist und gleichzeitig kleineren Firmen neue Möglichkeiten durch die Digitalisierung zu eröffnen.


Die richtige Entscheidung treffen

Wieso entscheiden sich trotzdem viele Firmen, SAP einzuführen, obwohl die Kosten und Nachteile mittlerweile bekannt sind? Wir sehen aus unserer Sicht zwei Faktoren: SAP gilt als „must have“ für große Firmen und ist für den Kostenfaktor schon so bekannt, dass überschrittene Projektkosten als selbstverständlich angesehen werden. Entscheidet sich der CFO jedoch für ein alternatives System, so trägt er die Verantwortung für eventuelle Probleme und Kosten, ohne dem Produkt die Schuld geben zu können.

So ein Denken geht klarerweise gegen jegliche unternehmerische Logik. Entscheidungen sollten auf Fakten basieren, und die Wahl eines ERP-Systems muss auf den Ansprüchen des Betriebs basieren. Als ERP-Integratoren bringen wir österreichische KMUs und Odoo zusammen, einfach weil es perfekt zusammenpasst. Odoo ist leicht anpassbar und kann für kleine Unternehmen als auch für Große Firmen maßgeschneidert werden. Vor allem ist wichtig: Das System ist flexibel und wächst mit dem Unternehmen mit. Oftmals werden größere Systeme mit dem Gedanken eingerichtet: „Wenn wir weiterwachsen, dann brauchen wir das irgendwann.“. Leider können Prozesse, die nur in Zukunft existieren nicht akkurat dargestellt werden und kann somit nicht optimal im Voraus abgebildet werden. Diese Vorkehrungen sind mit Odoo nicht notwendig. Wird in Zukunft eine neue Funktionalität gebraucht (z.B.: Verkauf soll nun auch über einen Webshop laufen) dann wird einfach ein weiteres Modul installiert, das sich automatisch in den Rest des Systems einbindet und nur minimal konfiguriert werden muss.

Ein weiterer Punkt sind die Kosten. Erwähnt man SAP, wird sofort erwähnt, wie teuer das System ist. Das ist durchaus wahr, die Lizenzkosten für SAP-Produkte sind nicht nur hoch, sondern auch oft intransparent und kompliziert. So können zum Beispiel bei einem Umstieg von R/3 auf S/4 HANA für mehrere Module zusätzliche Lizenzkosten anfallen, obwohl die Funktionalität größtenteils identisch bleibt. 

Odoo geht Lizenzkosten wesentlich einfacher an. Diese lassen sich sogar ohne Beratung einfach online berechnen und bleiben auch für sehr kleine Unternehmen leistbar. 

datenpol hilft

Wir sind nicht ohne Grund Marktführer in Open-Source ERP in Österreich. Unser Fokus liegt auf Österreichischen KMU und wir wissen aus eigener Erfahrung, wie man ein System perfekt an die Ansprüche eines Betriebes, aber auch an die lokale Gesetzeslage in Sachen Steuer und Finanzen anpasst. Steht man vor der Entscheidung, ein ERP-System einzuführen, ist es immer besser, einen Spezialisten beiseite zu haben. Unsere Berater beantworten gerne Ihre Fragen und helfen Ihnen bei der Entscheidung, als auch bei der Einführung Ihres neuen ERP-Systems. 

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