Projektmanagement 2.0

Egal welche Organisation, ob groß oder klein, befasst sich an einem Punkt mit der Implementierung neuer Projekte. Das kann alles sein - von der Entwicklung neuer Produkte oder Dienstleistungen, die Erstellung einer neuen Produktionslinie in der Herstellung, eine PR-Kampagne oder ein Bauunterfangen.

Wenn das Thema im Projektmanagement der 1980er Qualität war und die 1990er sich mit der Globalisierung befassten, ging es in den 2000er Jahren um Geschwindigkeit. Das heißt, um der Konkurrenz voran zu bleiben, müssen sich Unternehmen ständig mit der Entwicklung komplexer Prozesse mit sehr kurzen Time-To-Market Fenstern und der Notwendigkeit abteilungsübergreifender Expertise befassen. In diesem Szenario wird Projektmanagement zu einem wichtigen Werkzeug für Unternehmen, die wissen wie es eingesetzt werden muss und auch die Kompetenzen haben, es anzuwenden.

Durch das Weiterentwickeln von Projektmanagementkompetenzen, zeitgleich mit dem Einsatz von Informationsverwaltungssystemen, wird die Kooperation zwischen Unternehmensteams erleichtert. So können in Projekten Aufgaben, Zeitpläne und Ressourcen team- und abteilungsübergreifend synchronisiert und geplant werden. Mittlerweile reicht das allein nicht aus, denn Informationsverwaltung muss Projektmanagement in Echtzeit ermöglichen.

Gut implementiertes Projektmanagement ermöglicht die Kooperation zwischen Personen die nicht nur aus verschiedenen Abteilungen des Unternehmens kommen, sondern aus anderen Standorten und Unternehmen. Experten aus der Versorgungskette des Unternehmens und Geschäftspartner können wichtigen Mehrwert bieten, wenn deren Wissen effektiv eingesetzt werden kann. Die Möglichkeit, von überall und sofort mit Projektinformationen wie Zeitpläne, Diskussionen und Dokumentation interagieren zu können, ermöglicht die effektive Zusammenarbeit solcher Projektgruppen.

Auch auf der Unternehmensebene bringt verbessertes Projektmanagement große Vorteile. ¬So kann sichergestellt werden, dass große als auch kleine Unterfangen zeit- und kostengerecht erfüllt werden. Zusammen mit Informationsverwaltung hat Projektmanagement auf der Mikroebene folgende Zielsetzungen:

  1. Gemeinkosten zu reduzieren

  2. Die Arbeitsumgebung an die Arbeitsweise an die Projektteams und Teammitglieder anzupassen

  3. Die Management-Ebene proaktiv über strategische Projekte in Echtzeit zu informieren

  4. Sicherzustellen, dass Projektteam-Mitglieder genau und rechtzeitig relevante Informationen austauschen

  5. Die Einhaltung kritischer Deadlines zu garantieren.

Es muss angemerkt werden, dass die Implementierung von Projektmanagement-Methoden in Unternehmen zwar für den Erfolg wichtig ist, ihn aber nicht garantiert.

Bevor wir die Bedeutung und den Weg zum Projekterfolg besprechen, lassen Sie uns die Geschichte der Projektverwaltung in Kürze durchgehen.
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Von Raketen und Chemie ...

Obwohl Projektmanagement als Prinzip schon seit der ägyptischen Zivilisation betrieben wird, haben Organisationen erst um die 1950er Jahre herum angefangen, formelle Projektmanagementstrategien anzuwenden und zu formulieren.

Für die Entwicklung moderner Projektmanagementmethoden sind zwei Projekte ausschlaggebend: das Polaris-Raketenprojekt und der Aufbau von chemischen Produktionsstätten durch die Firma E.I du Pont de Nemours. Die beiden Projekte waren ähnlich in ihrer Komplexität, mussten jedoch mit unterschiedlichen Problemstellungen zurechtkommen.

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Das Polaris Projekt beinhaltete Kooperation verschiedener Institutionen in den Bereichen Forschung, Entwicklung und Produktion, und hatte die Herstellung völlig neuartiger Maschinenelemente als Ziel. Da weder die Kosten noch die benötigten Zeiten bei diesem Projekt genau eingeschätzt werden konnten, wurden die Projektzeiten anhand von berechneten Wahrscheinlichkeiten prognostiziert. 

Drei Szenarien wurden mathematisch berechnet: optimistisch, pessimistisch und das mit der größten Wahrscheinlichkeit. Anhand dieser Szenarien wurde dann der voraussichtliche Abschlusszeitpunkt berechnet. Als „Program Evaluation Review Technique“ (PERT) bezeichnet, zog das System Kosten nicht in die Berechnung mit ein. Die Kostenberechnung anhand von Wahrscheinlichkeiten wurde später zu dem System hinzugefügt. Das PERT System bleibt bis heute eines der effektivsten Methoden zur Berechnung von Projekten mit großen Unklarheiten und einem hohen Grad an Einzigartigkeit.

Gleichzeitig führe E.I du Pont de Nemours den Bau mehrere Chemiefabriken in den USA durch. Im Gegensatz zu dem staatlich betriebenen Polaris-Projekt, mussten in diesem Fall genaue Prognosen zu Kosten und Zeiten erstellt werden. Die neu entwickelte Methode wurde als “Project Plannung and Scheduling“ (PPS) bezeichnet und bietet einen wesentlich genaueren Ansatz als PERT. Später wurde die Methode zu Critical Path Method (CPM) weiterentwickelt, die bis heute in der Baubranche populär ist. 

Ab diesem Punkt wurden Projektmanagement Methoden stetig weiterentwickelt und wuchsen in Popularität, sowohl im staatlichen, als auch im Privatsektor. Vor allem die Verbreitung von Computertechnologie ab den 1980er Jahren führte zu einer weiten Annahme von Projektmanagement-Ansätzen in Unternehmen verschiedener Größen und Industrien.


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Wieso Projektmanagement?

Ohne Zweifel stehen Unternehmen heute wesentlich aggressiverem Wettbewerb gegenüber als in der Vergangenheit und die Geschäftswelt in der man sich zurechtfinden muss ist turbulenter. Daher ist auch der Bedarf nach Rechenschaftspflicht für Organisationen im öffentlichen und privaten Sektor gestiegen, was zu einem erhöhten Fokus auf operative Effektivität und Effizienz geführt hat.

Durch die Einführung von best-practice Methoden kann die Verwaltung organisatorischer Ressourcen optimiert werden. Jedoch muss angemerkt werden, dass alltägliche Geschäftsaktivitäten und Projekte unterschiedliche Anforderungen für Managementtechniken haben. In einer Projektumgebung kann effektives Projektmanagement Folgendes erreichen:

A) Unterstützung bei der Erreichung von Projekt- und Organisationszielen

B) Versicherung der Stakeholder, dass Ressourcen effektiv verwaltet werden.


Studien von Roberts und Furlonger anhand von Informationssystemprojekten haben gezeigt, dass die Verwendung von präzisen Projektmethodiken (im Gegensatz zu losen Ansätzen) die Produktivität um 20 bis 30 Prozent steigert. Zusätzlich kann die Verwendung einer formalisierten Projektstruktur folgende Aspekte erleichtern:

A) Die Klarifizierung des Projektumfangs

B) Übereinstummung der Ziele

C) Identifikation der benötigten Ressourcen

D) Rechenschaftspflicht für Leistungen

E) Motivation und Fokus des Projektteams

Wieso gehen Projekte schief?

Studien zeigen, das 85-90% aller Projekte die geplanten Zeiten, Kosten oder Qualitätsmaße verfehlen.

Die verbreitetesten Gründe dafür sind:

1. Mangel an validen Use-Cases, die das Projekt rechtfertigen

2. Ziele sind nicht definiert oder abgestimmt

3. Mangel an Kommunikation und Verwaltung von Stakeholdern

4. Ergebnisse und Vorteile sind nicht in messbaren Werten definiert.

5. Mangel an Qualitätskontrolle

6. Mangelhafte Definition von Projektdauer und -kosten

7. Unzureichende Definition und Akzeptance der Projektrollen

8. Unzureichende Planung und Koordination von Ressourcen

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Es muss angemerkt werden, dass das Verfehlen von Projektzielen (Budget, Zeit, Qualität) durch die korrekte Anwendung von Projektmanagementtechniken zumindest zum Teil vermieden werden kann. Doch selbst wenn das Projekt nicht die gesetzten Ziele erreicht, bedeutet das nicht, dass das Projekt ein Fehlschlag war. Dieser Artikel befasst sich mit der Effektivität und Effizienz von Projekten, und nicht ob ein Projekt ein Erfolg oder Fehlschlag war.

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