Was zeichnet ein modernes ERP-System aus?

Die wichtigsten Features, auf die bei der Auswahl zu achten ist.

Sie haben ein ERP-System im Einsatz, aber die Verwaltung von Finanzen, Operationen, Kunden und Angestellten in Ihrem Betrieb bereitet Ihnen noch immer Schwierigkeiten? Oder haben Sie vielleicht vor einiger Zeit sich zum Thema ERP beraten lassen und waren nicht überzeugt? ERP-Systeme haben sich in den letzten Jahren massiv weiterentwickelt und viele der neuen Produkte unterscheiden sich drastisch von dem, was früher den Markt dominiert hat. 

Lang lebe das Cloud-ERP.  Der Einsatz von Cloud-Technologien beschleunigt sich konstant und sieht mittlerweile Einsatz in jedem Zweig der Industrie. Einem Bericht der IDC nach werden Ende 2019 neun von zehn Firmen zumindest Teile ihrer Anwendungen oder Infrastruktur in die Cloud ausgelagert haben. Der rest sollte dann bis 2021 folgen. 

Die Chancen sind hoch, dass Ihre Konkurrenz sich schon damit beschäftigt, ihr ERP-System auf den neuesten Stand zu bringen. Daher ist es wichtig, sich für ein Zukunftssicheres ERP-Produkt zu entscheiden, um auch in Zukunft konkurrenzfähig zu bleiben.

Was zeichnet moderne ERP-Systeme aus?

Nehmen wir ein Beispiel: Sie wollen unbedingt fit für den Sommer werden und setzen sich als Deadline den schon gebuchten Sommerurlaub. Das Laufband wird zwar helfen, das Gewicht abzubauen, aber für einen gesunden Körper und Geist muss die Muskulatur aufgebaut werden, die Ausdauer gefördert und auch eine balancierte Diät eingehalten werden. Mit einem guten Trainer beiseite ist dieses Level an Disziplin ist wesentlich einfacher zu erreichen. 

Ein modernes ERP-System ist eben dieser „Trainer“, der Ihnen hilft Ihre Ziele zu erreichen, indem Produktivität und Profitabilität verbessert werden und das Unternehmen sogar global Konkurrenzfähig wird. Für die wachsenden Ansprüche von KMUs entwickelt, kümmert sich die Software um das „Wohlbefinden“ des gesamten Unternehmens. Es hält das Unternehmen zusammen und erlaubt Ihnen, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren.

Ein modernes ERP ist eine Lösung, die über die Cloud funktioniert und reibungslos Finanzen, Versorgungskette, Transaktionen, Kunden und Angestellte verwaltet und integriert.

Different ERP Software brands

Hier sind einige der wichtigste Unterschiede der neuen ERP-Generation zur alten:

FeatureModerne ERP-LösungenTraditionelle ERP-Lösungen
KostenKosteneffektiv mit überschaubaren Ausgaben für Implementierung und Support. Für KMUs leistbar.
Implementierung und Instandhaltung verlangen große Investitionen. Für kleine und mittlere Unternehmen unleistbar teuer.
FlexibilitätMaßgefertigte Lösungen können nach Bedarf eingerichtet werden, die Software kann schnell verändert und aktualisiert werden.
Rigide und unüberschaubare Strukturen machen auch aus kleinen Anpassungen eine monumentale Aufgabe. Schlecht geeignet für veränderbare Business-Modelle.
HostingEin Cloudbasiertes ERP-System ist nicht an einen Ort gebunden. Zugriff kann ortsunabhängig erfolgen.
Zugriff kann nur aus dem Firmeninternen System erfolgen. Für Außenzugriff sind zusätzliche Schnittstellen notwendig.
ImplementierungImplementierungskosten halten sich in Grenzen, auch die Projektdauer für die Implementierung ist deutlich kürzer. 
Komplexe Integrationsprojekte sind notwendig und verlangen hohe Kosten. Auch die Dauer kann sich auf Jahre hinausstrecken.
BenutzerfreundlichkeitEinfach in der Bedienung durch Mitarbeiter. Intern sind keine IT-Spezialisten notwendig.
Benötigt im Normalfall mindestens einen Systemspezialisten, der vor Ort ist. Bei größeren Systemen ist ein eigenes Team für die Instandhaltung des Systems notwendig.
SkalierbarkeitHohe Skalierbarkeit und Anpassungsfähigkeit erlaubt der Software mit schwankenden Anforderungen zurechtzukommen.
Limitierte Skalierbarkeit. Bei Wachstum oder Veränderung des Unternehmens ist oft ein kompletter Systemwechsel notwendig.

Sobald man versteht, wieso eine Cloudbasierte Lösung die beste Wahl ist, muss man sich der schwierigen Wahl eines konkreten ERP-Produkts stellen.

Jeden Tag kommen neue ERP Funktionalitäten und Anwendungen auf den Markt, daher ist es wichtig sich die Auswahl gut anzusehen. Hier ist eine Liste an Kernfunktionen, bei denen ein KMU keinen Kompromiss eingehen sollte, wenn man sich für eine ERP-Lösung entscheidet:

Cloudbasiert

Obwohl schon erwähnt, hier noch einmal. Hardwarekosten entfallen, Aktualisierungen können im laufenden Betrieb durchgeführt werden und Flexibilität, Skalierbarkeit und Leistbarkeit sind entscheidend höher, als bei Lokalbasierten Systemen. Außer in seltenen Ausnahmefällen (z.B. Hochsicherheitsdaten) sollten ERP-Systeme in KMUs immer Cloudbasiert sein.

Automatisierung und Optimierung

Eine moderne ERP-Lösung sollte die tägliche Arbeit vereinfachen und so weit wie möglich automatisieren. Hier spielt der ERP-Partner eine große Rolle. Ein professionelles Integrationsunternehmen führt schon vor dem Projekt weitreichende Analysen durch, die Schwachstellen und Verbesserungspotenzial in den Unternehmensabläufen darstellen.

Echtzeitdarstellung

ERP-Software sollte über eine zentralisierte Datenbank verfügen, wodurch Echtzeit-Berichterstattung ermöglicht wird. Dadurch bleiben alle Abteilungen auf dem neuesten Stand und es können Probleme, Möglichkeiten und Veränderungen rechtzeitig erkannt und bearbeitet werden. Zusätzlich können Mitarbeiter von überall mit einem Internetfähigen Gerät auf die Datenbank zugreifen.

Produktivität

Last but not least. Von allen Aspekten ist dieser der wichtigste. Steigt nach der Integration eines ERP-Systems die Produktivität und Wirtschaftlichkeit des Unternehmens nicht, ist das Projekt gescheitert. Ein ERP-System muss manuelle Arbeit auf ein Minimum reduzieren, menschliche Fehler vermeiden und die Mitarbeiter mehr Zeit geben, sich auf die wesentliche Arbeit konzentrieren zu können.

Verbunden

Der Datenfluss in und aus dem ERP-System heraus sollte möglichst nahtlos sein. Ob Dateninput aus Maschinen und Sensoren, die in der Produktion eingesetzt werden, oder die Weitergabe von Daten an Behörden, Banken, Verkaufsplattformen usw, relevante Informationen sollte ohne viel Aufwand kommuniziert werden können. Auch intern gilt diese Regel. 

Kundenservice

Kundenservice sollte nicht nur im ERP-System vorhanden sein, sondern auch in andere Bereiche und Abteilungen eingebunden sein. Ob es darum geht, präzise Lieferzeiten angeben zu können, oder rasch eine Kundenbeschwerde zu bearbeiten – der Support sollte immer eine direkte Leitung zu anderen Abteilungen und ein funktionierendes System zur Organisation und Bearbeitung der Support Tickets haben.

Instandhaltung

Das Produkt sollte vom Hersteller laufend verbessert und aktualisiert werden. Ob vom Funktionsumfang oder im Bereich digitale Sicherheit. Ein System, dass keine langfristige Unterstützung vom Hersteller hat ist kein gutes System. Hier kommt ein weiterer Vorteil von cloudbasierten Systemen zur Geltung - Aktualisierungen können im laufenden Betrieb durchgeführt werden.

Zusätzlich zu den obigen Argumenten sollte die Software zukunftssicher und skalierbar sein. Sollte Ihr Betrieb in fünf Jahren von 5 Mitarbeitern auf 50 wachsen, muss auch die Software mitwachsen und ohne Probleme mit der Umstellung zurechtkommen. 

Odoo ERP Workshop

Wieso vom Profi integrieren?

Einen Betrieb zu Digitalisieren ist ein große Aufgabe. Als Unternehmer stellt man sich dieser Frage ein oder zwei Mal, Integrationsunternehmen wie datenpol beschäftigen sich täglich damit. Das erlaubt uns Strukturen und Abläufe zu entwickeln, mit denen die Digitalisierung nicht nur schnell und effizient abgewickelt wird, sondern auch den maximalen Nutzen für das Unternehmen mit sich bringt. 

Unser Ziel ist es, unseren Kunden dabei zu helfen ihr Geschäftspotenzial freizusetzen.

Sie würden gerne mehr wissen? Sprechen Sie mit uns! Wir klären gerne Ihre Fragen und beraten Sie zum Thema Digitalisierung.

Es sind tausende ERP-Produkte auf dem Markt und jedes Produkt wird Argumente haben, wieso es das beste ist. Es hängt von den Ansprüchen des Unternehmens ab, ob ein allgemeines ERP-System oder vielleicht ein spezialisiertes Produkt (z.B. in der Gastronomie) die richtige Wahl ist.

Aus unserer Sicht empfehlen wir für die meisten KMU Odoo. Seit acht Jahren implementieren wir die Software in verschiedenste Betriebe und konnten bis jetzt auch die kompliziertesten Kundenanfragen in dem System abbilden. Odoo ist benutzerfreundlich, extrem anpassbar und skalierbar. Ein großer Vorteil für kleine Unternehmen sind auch die geringen und transparenten Lizenskosten, im Vergleich zu Produkten wie SAP.

Steht man vor der Entscheidung, ein ERP-System im eigenen Betrieb einzuführen, sollte der erste Schritt eine Analyse des eigenen Unternehmens sein. Was braucht man? Welche Abläufe sind wichtig? Was kann verbessert werden? Hier sind gute Berater hilfreich, die Erfahrung mit solchen Projekten haben. Aber auch selbst kann man die ersten Ansätze gut aufstellen, um darauf basierend die ersten Kandidaten für das System auszuwählen.

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