Dokumentation BMD Export App   

Stand: April 2025

Version: 18

Installation

Die Installation erfolgt über den Menüpunkt App in Odoo. Wenn Sie die Ansicht offen haben können Sie nach „BMD“ suchen und die App installieren.

Mit der Installation des Moduls wird die österreichische Finanzbuchhaltung und die „Abrechnung“ App installiert. Dazu gehören:

• Kontenpläne
• Steuern
• Steuerzuordnungen

Nach der Installation finden Sie eine neue App „BMD“ in Odoo. Wenn Sie die anklicken, wechseln Sie in eine Ansicht, wo Sie die bestehenden Exporte sehen können. Am Anfang ist die Liste leer. Vor der Benutzung sollten Sie zuerst die nötige Konfiguration vornehmen. Dazu wenden Sie sich zum Konfigurationsteil dieser Dokumentation.

Konfiguration BMD Modul

Rundungsmethode

Die wichtigste Konfiguration ist die Rundungsmethode in Odoo. Diese müssen Sie auf „in Zeilen runden“ umstellen. Der BMD Export funktioniert auf Rechnungszeilenbasis, daher muss die Rundung der Rechnung in Odoo ebenfalls Rechnungszeilen basiert sein. Wenn Sie diese Einstellung nicht machen, kann es zu Rundungsdifferenzen zwischen den Rechnungen in Odoo und den exportierten BMD Dateien kommen.

Kodierung der BMD Export Dateien

Die Codierung der BMD Export Dateien sind standardmäßig UTF-8 kodiert. Falls Sie eine andere Kodierung benötigen wie „Windows 1250“ können Sie diese einfach unter dem Feld „BMD CSV Encoding“ abändern.

Automatische BMD Exports

Die BMD App bietet die Möglichkeit BMD Exporte automatisch erstellen zu lassen. Dazu kann das Intervall und die Anzahl der Wiederholungen konfiguriert werden, wann der BMD Export automatisch erstellen werden soll. So kann der Export beispielsweise täglich um 3 Uhr stattfinden, oder jeden Montag. Setzen Sie die Anzahl der Aufrufe auf -1, um das Limit aufzuheben und den automatischen Export bis auf Widerruf durchführen zu lassen.

Standardmäßig ist dieser automatische BMD Export deaktiviert. Diesen automatischen Export können Sie mit dem bereits hinterlegten CronJob konfigurieren, indem Sie ihn öffnen und auf „Aktiv“ klicken. In dieser Ansicht können Sie auch das Ausführungsdatum und das Intervall („Auszuführen alle“) konfigurieren.

Steuern

In der Finanzen App müssen unter dem Menüpunkt Konfiguration → Steuern die BMD-Steuercodes für jeden Steuersatz hinterlegen, der verwendet wird. Ist ein Steuercode bei einer Steuer nicht hinterlegt, wurde aber in einer Odoo Rechnung verbucht, wird das Modul sie beim Export darauf hinweisen und den Export nicht durchführen.

Sollte man gewollt Buchungszeilen ohne Steuer nach BMD übergeben wollen, hat man die Möglichkeit in der BMD-Exportmaske die Option „Erlaube Rechnungszeilen ohne Steuer“ zu wählen, um den Mechanismus zu umgehen.

BMD Exporte

In der Konfigurationsunterteilung „BMD Exports“ können Sie die Standard-Einstellung vornehmen bzgl. welche Daten exportiert werden. Dabei gilt die Bezeichnung „Ausgangsrechnungen exportieren“ sowohl für den Export der Ausgangsrechnungen als auch der Gutschriften. Analog bezieht sich die Funktion „Eingangsrechnungen exportieren“ sowohl auf den Export der Eingangsrechnungen als auch Rückerstattungen.

In der Ansicht haben Sie die Möglichkeit Rechnungszeilen ohne Steuerzeilen standardmäßig zu erlauben.

Partner Kontenerstellung

Das BMD Modul bietet die Möglichkeit für neue Debitoren bzw. Kreditoren, individuelle Konten zu erstellen. Wenn Sie diese Konfiguration benötigen müssen Sie die Felder „Debitorenkonto erstellen“ bzw. „Kreditorenkonto erstellen“ von Nie auf Bei erster Rechnung konfigurieren. Diese Konfiguration ermöglicht die Definition von einem Nummernkreis, welcher bei der Kontenerstellung für neue Kunden bzw. Lieferanten herangezogen wird.

Sofern diese Funktionalität aktiv ist, wird für jeden neuen Kunden bzw. Lieferant bei der ersten Rechnungsbuchung ein eigenes Konto erstellt. Bei anschließenden Rechnungsbuchungen für denselben Kontakt, bleibt das bereits erstellte Kreditoren/Debitorenkonto unverändert. Sollte bei einem Kunden/Lieferanten bereits ein benutzerdefiniertes Konto eingetragen sein, bleibt dieses ebenfalls unverändert bei der ersten Rechnungsbuchung im System.

Konfiguration bei Multi-Company

Sollten Sie das Modul in einer Datenbank mit mehreren Mandanten verwenden, müssen Sie die Konfiguration für das BMD Modul unternehmensspezifisch vornehmen. Dabei sollten Sie darauf achten, dass der eingestellte Nummernkreis für die Erstellung der Konten unternehmensspezifisch ist und ein Nummernkreis daher nicht Mandaten übergreifend verwendet werden kann. Dies gilt auch für die weiteren BMD Einstellungen.

Nutzung

Im Menüpunkt „BMD Exporte“ sind alle zuvor getätigten Exporte protokolliert. Für jeden Export protokolliert das System den Export-Typ, das Datum, den ausführenden User und die Anzahl der exportierten Elemente. Die erstellten Exportdateien können in den Anhängen vom Chatter (auf die Büroklammer klicken, sofern die Dateien nicht angezeigt werden) eingesehen werden.

Der zweite Menüpunkt „BMD exportieren“ bietet die Möglichkeit den BMD Export manuell anzustoßen. Dieser Menüpunkt öffnet ein Popup Fenster mit den Standardkonfigurationen der BMD App (siehe Dokumentation oben). Hier kann zwischen den verschiedenen Export-Typen ausgewählt werden, standardmäßig wird immer der Export aller ausständigen Rechnungen und deren Partnern vorgeschlagen. Bei der Auswahl der zweiten Option „Datumsbereich“ werden alle Rechnungen mit Rechnungsdatum innerhalb dieses Intervalls exportiert, unabhängig davon, ob sie bereits zuvor exportiert wurden oder nicht. Mit der dritten Option „Nicht exportierte Daten im Datumsbereich“ werden nur nacherfasste Rechnungen vom ausgewählten Datumsbereich exportiert.

Die Option „Gruppieren“ bietet die Möglichkeit BMD Zeilen eines Rechnungsexports zusammenzuführen. Es werden nur Zeile gruppiert, bei denen folgende Felder ident sind:

• Konto
• Gegenkonto
• Belegnummer
• Steuercode
• Prozent
• Kostenstelle
• Start- und Enddatum

Diese Zeilen werden zu einer Zeile zusammengefasst, um die Anzahl an übergebenen Datensätzen zu reduzieren. Dies bedeutet, dass alle Beträge sowie alle Steuern aus den Zeilen in dieser gruppierten Zeile aufsummiert werden.

Es besteht die Möglichkeit die PDF-Rechnungen und -Gutschriften (und Rückerstattungen) gesammelt als ZIP-Datei zu exportieren, dafür muss man in der Exportmaske lediglich die Option „Rechnungen/Gutschriften als PDF exportieren“ anwählen. Im dazugehörigen BMD Export findet man dann eine ZIP-Datei namens „Invoices.zip“.

Allgemeine Information zu den Exports

Sowohl in Rechnungen als auch Partnern ist hinterlegt, ob Sie bereits an BMD übergeben wurden und wann. Partner werden erst wieder für den Export freigegeben, wenn bei mind. ein Feld, welches exportiert wird, eine Änderung vorgenommen wurde. Die relevanten Felder können Sie der Liste „Debitoren/Kreditoren Export“ entnehmen. Mit dieser Funktionalität wird sichergestellt, dass in BMD stets die aktuellen Daten eingetragen werden und alle noch nicht exportierten Datensätze im BMD Exportfile übernommen werden.

Wird eine Rechnung wieder in den Entwurfsstatus zurückgesetzt und erneut eingebucht, nachdem diese bereits nach BMD exportiert wurde, würde diese Rechnung mit den Exporttypen „Alle noch nicht exportierte Daten“ oder „Nicht exportierte Daten im Datumsbereich“ erneut exportiert werden, auch wenn sich in der Rechnung nichts geändert hat. Das passiert, weil das Häkchen im Feld „Export nach BMD erforderlich“ erneut gesetzt wird.

Zu finden innerhalb von Rechnungen im Reiter „Weitere Informationen“:

Wird eine Rechnung exportiert, wird das Häkchen bei Export nach BMD erforderlich entfernt und der Tag des letzten BMD Exports mitprotokolliert.

Die Dateinamen der erzeugten CSV-Files bestehen (sofern gesetzt) aus der UID Nummer des Unternehmens (um die Dateien im Falle einer Multi-Company Umgebung unterscheiden zu können), dem Exporttyp (AR/GU, ER/EG, Kunden, Lieferanten) und dem Exportdatum.

Rechnungsexport

Die Rechnung wird mit folgenden Daten aus Odoo exportiert:

• Satzart
• Konto
• Gegenkonto
• Belegnummer
• Belegdatum
• Buchsymbol
• Buchcode
• Steuercode
• Betrag
• Prozent
• Steuer
• Währung
• Fremdwährungsbetrag
• Text (Kundenname, sowie Start- und Enddatum sofern befüllt)
• Zahlungsziel
• Kostenstelle
• Skontotage
• Skonto Prozent

Bei Fremdwährungsrechnungen wird der Betrag basierend auf dem gültigen Wechselkurs zum Rechnungsdatum auf die Unternehmenswährung umgerechnet und beide Beträge werden exportiert.

Sofern in einer Rechnung eine Zahlungsbedingung in Nettotagen gesetzt ist, wird dieser Wert auch im Export übernommen. Wird in einer Odoo-Rechnung keine Zahlungsbedingung sondern ein Fälligkeitsdatum übergeben, bleibt die Spalte Zahlungsziel (zziel) leer.

Die Spalten Skontotage und Skonto Prozent werden nur befüllt, sofern in Odoo eine Zahlungsbedingung mit Möglichkeit auf Frühzahlerrabatt verwendet wurde.

Debitoren/Kreditoren Export

Die Partner werden mit folgenden Daten aus Odoo exportiert:

• Kontonummer
• Name
• Land
• PLZ
• Ort
• Straße
• UID-Nummer
• E-Mail-Adresse