Modul dp_hr_timereport v18

Stand: April 2025

Version: 18.0.1.0.2

Installation

Das Modul Time Report wird über das Apps-Menü installiert. Dazu wird nach dp_hr gesucht. 

Je nach Bedarf können noch weitere Module installiert werden z.B. das Modul "dp_hr_project", als Erweiterung für Projektzeiten, wenn das Modul Projekte verwendet wird

Modul „dp_hr_project“ 

Einstellungen > Time Report

Time Report Konfiguration

[Einstellung > Time Report Konfiguration]

Der Time Report unterscheidet zwischen 3 unterschiedlichen Kategorien von  Abwesenheitstypen. Diese müssen in der Konfiguration zugeordnet werden, sodass sie im Time Report richtig angezeigt werden.

Option: ​Anwesenheitstypen

Funktion: ​Wenn gesetzt, kann die Anwesenheitszeit mit einem bestimmtem Typ z.B. Reisezeit oder Arztbesucht spezifizieret werden. Die Konfiguration erfolgt über Time Report > Konfiguration > Anwesenheitstypen

Option:        Durchschnittliche Wochenarbeitszeit pro Zeitraum definieren

Funktion: ​Wenn gesetzt, kann im Arbeitsplan eine durchschnittliche Wochenarbeitszeit festgelegt werden.

Option: ​Zweistufige Genehmigung Time Report

Funktion: ​Wenn gesetzt, gibt es im Time Report nach dem Status "Offen" und "Warten auf Genehmigung" einen zusätzlichen Genehmigungsstatus "Wird überprüft“ vor dem Status "Genehmigt".

Option:        dp Time Report Zeitzone

Funktion: ​Zuordnung der lokalen Zeitzone.

Option: ​Time Report CSV Kodierung

Funktion: ​Mithilfe der kann die Zeichenkodierung vom Exportieren CSV File definiert werden.

Time Report Warnungen

[Einstellungen > Time Report Warnungen]

Odoo und das Modul Time Report schränken die Anwesenheitsbuchungen nicht auf einen gewissen Zeitraum ein oder forcieren eine Mittagspause.

Mithilfe von Warnungen werden die definierten Vorgaben bezüglich Arbeitsbeginn, -ende und Pause ab einer gewissen Anwesenheitszeit aufgelistet.

Die Warnungen gelten für alle Mitarbeiter, welche die Anwesenheit in Odoo aufzeichnen.

Die aktivierten Warnungen, werden im Time Report beim Mitarbeiter für den aktuellen und alle zukünftige Monate angezeigt, sobald im Time Report auf die Schaltfläche „Prüfen“ geklickt wird.

Die Schaltfläche "Prüfen" kann wiederholt betätigt werden, sobald es eine Änderung in der Anwesenheit bzw. Abwesenheit gibt. 

Der Time Report kann dennoch mit Klick auf die Schaltfläche „Bestätigen“ zur Genehmigung beim verantwortlichen Genehmiger in der Zeiterfassung abgegeben werden. Es obliegt dann in der Entscheidung des Genehmigers, ob dieser Time Report inklusive Warnungen genehmigt wird oder nicht.

Folgende Warnmeldungen erscheinen im betroffenen Time Report des Mitarbeiter, als nicht blockierende Warnung, wenn

Option: ​Warnung für Arbeit an Wochenenden

Funktion: ​wenn eine Anwesenheit an einem Samstag oder Sonntag eingetragen wurde.

Option: ​Warnung für Arbeit an Feiertagen

Funktion: wenn eine Anwesenheit an einem hinterlegten Feiertag eingetragen wurde. Die Konfiguration der Feiertage erfolgt über Abwesenheiten > Konfiguration > Feiertage

Option: ​Warnung bei Überschreitung der max. Arbeitszeit

Funktion: ​wenn die summierte Anwesenheit des Tages die hier hinterlegten Stunden überschreitet.

Option: ​Warnung bei Nichteinhaltung der Nachtruhe in Stunden

Funktion: ​wenn zwischen dem spätesten Arbeitsende des Vortages und dem frühesten Arbeitsbeginn des Folgetages eine Anwesenheit erfasst wird. 

Option: ​​Warnung bei Nichteinhaltung der Wochenendruhe

Funktion: wenn keine durchgängige Anwesenheitspause zwischen Samstag 00:00 Uhr und Sonntag 23.59 im Ausmaß der hinterlegten Stunde anfällt.

Option: ​Warnung für Arbeit an Tagen mit Abwesenheit

Funktion: ​wenn an einem Tag mit eingetragener Abwesenheit, eine Anwesenheit erfasst wird. Das gilt für alle Abwesenheitstypen die in der Kategorie Urlaub oder Krankenstand erfasst sind, sowie für Feiertage. Ein Abwesenheitstyp der Kategorie Zeitausgleich löst keine Warnung aus. 

Option: ​Warnung bei Überschreitung der max. Arbeitszeit ohne Pause in Std.

Funktion: ​wenn es einen Anwesenheitseintrag gibt, der die hier hinterlegte Zeit überschreitet. 

Option: ​Warnung bei Unterschreitung des frühesten Arbeitsbeginns

Funktion: wenn eine Anwesenheit vor der hinterlegten Zeit eine Anwesenheit gebucht wurde. 

Option: ​Warnung bei Überschreitung des spätesten Arbeitsendes

Funktion: ​wenn eine Anwesenheit nach der hinterlegten Zeit eine Anwesenheit gebucht wurde. 

Warnungen Jugendschutz

[Einstellungen > Warnungen Jugendschutz]

Für jugendliche Mitarbeitende können zusätzliche Warnungen für Anwesenheitszeiten, aktiviert werden. Im Mitarbeiter wird dafür die Checkbox "Warnung Jugendarbeitsschutz" gesetzt.

Folgende Warnmeldungen erscheinen im betroffenen Time Report des Mitarbeiter, als nicht blockierende Warnung, wenn

Option: ​Warnung bei Überschreitung der max. Arbeitszeit für Jugendliche

Funktion: wenn die summierte Anwesenheit des Tages die hinterlegten Stunden überschreitet.

Option: ​Warnung bei Nichteinhaltung der Nachtruhe für Jugendliche

Funktion:​wenn zwischen dem spätesten Arbeitsende des Vortages und dem frühesten Arbeitsbeginn des Folgetages eine Anwesenheit erfasst wird. 

Option:  ​Warnung bei Überschreitung der max. erlaubten Überstunden für Jugendliche

Funktion: wenn die angefallenen Mehrstunden laut Time Report die hinterlegten Stunden überschreiten.

Option: ​Warnung bei Nichteinhaltung der Wochenendruhe für Jugendliche

Funktion: ​wenn eine durchgängige Anwesenheitspause zwischen Samstag 00:00 Uhr und Sonntag 23.59 im Ausmaß der hinterlegten Stunde anfällt.

Time Report > Time Reports

Unter Time Reports > Time Reports werden in der Listenansicht alle bisherigen Time Reports der Mitarbeiter aufgelistet. Je nach Berechtigung wird nur der eigene Time Report oder der Time Report für die Abteilung angezeigt. 

Mittels der geplanten Aktion "Time Report: Erstellen" werden zu Monats beginn die Time Reports pro Mitarbeiter automatisch erstellt. 

Im aktuellen Time Report wird der Time Report immer bis zum heutigen Tag angezeigt und wächst über das Monat mit. 

Der Time Report unterteilt sich grob in 3 Passagen: Warnungen, Allgemeine Informationen, Reiter mit "Tagesübersicht und Summen" und Reiter "Mehrstunden"

Ummantelt werden diese Passagen von der Kopfzeile mit Smartbuttons, Schaltflächen und Status.

Smartbuttons

• Smartbutton Anwesenheit: Verlinkung zum Modul Anwesenheit, gefiltert auf den Mitarbeiter und den Monat des Time Reports
• Smartbutton Abwesenheit: Verlinkung zum Menüpunkt Alle Abwesenheiten im Modul Abwesenheiten, gefiltert auf den Mitarbeiter und den Monat des Time Reports
• Smartbutton Urlaubszuschreibungen: Verlinkung zum Menüpunkt "Meine Urlaubsansprüche" im Modul "Abwesenheiten", gefiltert auf den Mitarbeiter und den Monat des Time Reports

Schaltflächen

• Schaltfläche Neuberechnen: Vorhanden im Status „Offen“; manuelle Aktion wird angestoßen zur Aktualisierung der Zeiten in der Tagesübersicht und Summen
• Schaltfläche Prüfen: Vorhanden im Status Offen; Überprüft Warnmeldungen
• Schaltfläche Überstundentöpfe umwandeln: Vorhanden im Status „Offen“ mit Berechtigung Abteilungsleiter oder höher zur Umwandlung von Mehrstunden

• Schaltfläche Bestätigen: Vorhanden im Status „Offen“ wenn zuvor die Schaltfläche Prüfen geklickt wurde; dient zur Übergabe des Time Reports an den Abteilungsleiter für die Genehmigung.

• Schaltfläche Genehmigen und Schaltfläche Ablehnen: Vorhanden im Status „Warten auf Genehmigung“ bzw. "Wird überprüft"; mit Berechtigung Abteilungsleiter oder höher, dient dazu den Time Report in den Status „Genehmigt“ zu bzw. den Time Report wieder in den Status „Offen“ zu geben.

• Schaltfläche Offen: Vorhanden im Status „Genehmigt“ mit Berechtigung Abteilungsleiter oder höher; um den Time Report bei Bedarf wieder öffnen zu können und Anpassungen durchzuführen.

Status

• Offen: Anwesenheitszeiten und Projektzeiten innerhalb des Zeitraums können von und für diesen Mitarbeiter gebucht und Neuberechnet werden.
• Warten auf Genehmigung: Zwischenschritt vor Genehmigung. Anwesenheitszeiten und Projektzeiten können nicht mehr angepasst werden.
• Wird überprüft: Weiterer Zwischenschritt vor Genehmigung. Wird unter Konfiguration > Einstellungen > Time Report aktiviert / deaktiviert. 
• Genehmigt: Time Report wird quasi eingefroren. Überträge können damit in einen aktuelleren Time Report geschrieben werden zum Beispiel Urlaubsübertrag und Überstundenübertrag

Warnungen

Warnungen werden nur dann angezeigt, wenn Warnungen wie konfiguriert anfallen, die Schaltfläche Prüfen gedrückt wird und der Time Report in einem höheren Status als "Offen" ist. 

Bei der Warnung selbst wird das Datum und eine Beschreibung für das auftreten der Warnung aufgelistet. Die Warnung verschwindet nach korrekter Anpassung und nach erneutem betätigen der Schaltfläche „Prüfen“.

Warnungen sind nicht blockierend, dienen als Information und müssen nicht angepasst werden.

Allgemeine Informationen

Allgemein

In der Sektion Allgemein befinden sich allgemeine Informationen wie Mitarbeiter und zugewiesener Benutzer, Abteilungsmanager, - Stellvertreter und Unternehmen mit Verlinkung.

Ebenso wird der betrachtete Zeitraum angeführt. 

Summe

• Verwendeter Urlaub: Verwendeter Urlaub des aktuellen Time Reports
• Gesamter Urlaubsanspruch: In Tagen, Enthält die Summe aller verwendeten Urlaubseinheiten inklusive des aktuellen Monates und exklusive zukünftiger Urlaubseinheiten.
• Summe Überstunden: In Tagen, Enthält die Summe der Mehrstunden (Differenz zwischen Geplanter Zeit und Anwesenheitszeit) von diesem Monat und vergangenen Monaten.

Voriger Time Report

• Deadline: Enddatum des letzten Time Reports
• Urlaubsübertrag: Anzahl der Urlaubseinheiten, die aus dem vorigen Time Report mit in den aktuellen genommen wurde (Urlaubsübertrag + Verwendeter Urlaub = Gesamter Urlaubsanspruch)
• Überstundenübertrag: Mehrstunden, die aus dem vorigen Time Report mit übernommen wurden. 

​

Dieser Time Report

• Zugewiesene Urlaubstage: Anzahl der Urlaubstage, welche in diesem Time Report zugewiesen wurden. 

• Feiertag: Anzahl der Feiertage, welche in diesem Time Report anfallen
• Überstundenkorrektur: Aktuelle Mehrstunden inklusive jeglicher Überstundenkorrekturen, die im Zeitraum des Time Reports durchgeführt wurden.

Reiter Tagesübersicht und Summen

• WT: = Wochentag
• Geplant: Geplante (Soll) Anwesenheiten an diesem Tag laut hinterlegtem Arbeitsplan im Vertrag des Mitarbeiters
• Anwesenheit: IST Anwesenheit an diesem Tag, wenn kein Anwesenheitstyp hinterlegt ist oder der Anwesenheitstyp in der Konfiguration "Ist Projektzeit" gesetzt ist.
• Abwesenheit: IST Anwesenheit an diesem Tag, bei welcher ein Anwesenheitstyp mit der Konfiguration "Ist Projektzeit" nicht gesetzt ist. 
• Mehrstunden: Differenz zwischen Geplant und (Anwesenheit plus Abwesenheit)
• Urlaub: In Tagen, wenn an diesem Tag eine Abwesenheit eingetragen ist, welche in der Time Report Konfiguration im Abschnitt "Abwesenheitstyp Urlaub" hinterlegt ist. Wenn gesetzt, wird die geplante Zeit auf 00:00 gesetzt. 
• Krankenstand: In Tagen, wenn an diesem Tag eine Abwesenheit eingetragen ist, welche in der Time Report Konfiguration im Abschnitt "Abwesenheitstyp Krankenstand" hinterlegt ist. Wenn gesetzt, wird die geplante Zeit auf 00:00 gesetzt. 
• Feiertag: In Tagen, wenn an diesem Tag eine Abwesenheit eingetragen ist, welche als Feiertag eingetragen ist oder in der Time Report Konfiguration in keinem Abschnitt hinterlegt ist . Wenn gesetzt, wird die geplante Zeit auf 00:00 gesetzt. 

Reiter Mehrstunden

Werden basierend auf den hinterlegten Überstundenpläne Überstundentöpfe befüllt, so werden diese im Reiter "Mehrstunden" aufgelistet. 

• Überstundentopf: Verwendete Überstundentopf welcher durch eine Anwesenheit befüllt wurde. 
• Überstundenübertrag: Übertrag aus dem Vormonat von diesen Überstundentopf
• Tatsächliche Überstunden: Überstunden, welche in diesem Monat angefallen sind
• Überstundenkorrekturen: Überstunden welche über den Menüpunkt "Überstundenkorrekturen" hinterlegt wurden.
• Gesamte Überstunden: Summe aus Überstundenübertrag + tatsächliche Überstunden + Überstundenkorrekturen

Time Report > Drucken

Es gibt zwei unterschiedliche Berichte, welche als PDF ausgegeben werden, um den Time Report anzuzeigen. 

Dazu gibt es zwei unterschiedliche Berichte: 

Time Report Querformat

Stundenkarte Portrait

​

Time Report > Anwesenheiten

Untermenüpunkt Anwesenheiten

In diesem Menüpunkt wird unter anderem auf den Odoo Standard Untermenüpunkt Anwesenheiten aus dem Modul Anwesenheiten verlinkt und somit die Odoo Standard Funktionalität verwendet. Nähere Informationen dazu finden sich in der Odoo Dokumentation wieder

Untermenüpunkt Kalenderwoche

Neben der Tagesansicht, bietet dieses Modul auch die Möglichkeit die Anwesenheiten gruppiert nach Kalenderwochen anzuzeigen. Mit diesem Modell soll die Handhabung von Durchrechnungszeiträume über mehrere Wochen hinweg erleichtert werden. 

Dieses Modell wird durch die geplante Aktion "Erstelle Kalenderwochen der Arbeitszeiten" ausgelöst.

Untermenüpunkt Pause eintragen

Diese Funktion ermöglicht eine rasche Hinterlegung einer Pause und beendet damit die offene Anwesenheit und startet eine neue mit einem Abstand wie im Fenster hinterlegt. 

Time Report > Abwesenheiten

​

Der Menüpunkt Abwesenheiten verlinkt mit den gesamten Untermenüpunkten auf Modelle im Odoo Standard Modul Abwesenheiten. 

Nähere Informationen dazu finden sich in der Odoo Dokumentation wieder

Time Report > Berichtswesen

​

Übersicht Mitarbeiter: Listenansicht der Time Reports, gruppiert nach Mitarbeitern und Standardfilter für genehmigte Time Reports

Abfrage Anwesenheitstypen: öffnet einen Wizard um die Anzahl der Tage, während den ein Mitarbeiter in einem gewünschten Zeitraum mit einem gewählten Anwesenheitstypen gearbeitet hat. Diese Informationen werden als CSV exportiert.

Anwesenheitstypenexporte: Listet alle bestehenden Anwesenheitstypenexporte auf.

Den Berichtswesen-Menüpunkt können nur Time Report / Abteilungsleiter (oder höher) sehen.

Time Report > Konfiguration

[Time Report > Konfiguration ]

Mehr- und Überstunden

Überstundenkorrekturen

[Time Report > Konfiguration > Überstundenkorrekturen]

Überstundenkorrekturen dienen dazu, dass der Stundensaldo bzw. der Saldo in einem bestimmten Überstundentopf korrigiert werden kann.

Die Korrektur erscheint im Time Report des jeweiligen Mitarbeiters. Zur Nachvollziehbarkeit muss eine Beschreibung hinzugefügt werden.

Wird das Zusatzmodul BMD verwendet, können hier noch weitere Einstellungen getroffen werden.

Umgewandelte Überstundentöpfe

Hier werden jene Überstundenumwandlungen aufgelistet, die über den Button "Überstundentöpfe umwandeln" erzeugt wurden.

Überstundentopf

Im Überstundenplan werden unterschiedliche Überstundentöpfe hinterlegt.

Beim Überstundentopf selbst kann ein Faktor hinterlegt werden, mit welchem die Zeiteinheit dem Zeitguthaben zugeschrieben werden soll.

[Time Report > Konfiguration > Überstundentopf]

Überstundenplan

Es können mehrere Überstundenpläne angelegt werden, die Zuteilung der Mitarbeiter erfolgt über den jeweiligen laufenden Vertrag.

Innerhalb eines Überstundenplans werden Regeln definiert, anhand derer Anwesenheitszeiten in normale Arbeitszeit oder die definierten Überstundentöpfe aufgeteilt wird. Die Anzahl der unterschiedlichen Überstundentöpfe und deren Faktor kann frei definiert werden. Der Faktor wird ausschließlich als Information dargestellt, eine Multiplizierung der Stunden findet später statt, wenn die Überstunden ausbezahlt oder in Zeitausgleich umgewandelt werden.

[Time Report > Konfiguration > Überstundenplan]

Bei der Verarbeitung von Anwesenheitszeiten, läuft für die Berechnung die Abfrage von oben nach unten durch, bis die erste passende Regel gefunden wird. Wird keine Regel gefunden, wird die Anwesenheitszeit als reguläre Arbeitszeit verbucht.

Feiertage

Feiertage werden im Menü „Gesetzliche Feiertage“ eingetragen und sind damit automatisch für alle Mitarbeiter gültig. Hier wird auf die Odoo Standardfunktionalität von "Public Holidays" zurückgegriffen.

Es kann zusätzlich noch definiert werden, ob der Feiertag nur für einen bestimmten Arbeitsplan z.B. 20 Stunden pro Woche gilt.

Anwesenheitstypen

Wenn die Option Anwesenheitstypen aktiviert ist, können in der Konfiguration Anwesenheitstypen definiert werden, die dann bei der Erfassung von Anwesenheiten auswählbar sind.

In der Konfiguration kann die Reihenfolge der Einträge angepasst werden und nicht mehr benötigte Einträge auf inaktiv gesetzt werden. Die Anwesenheitstypen sind auch beim Check In mittels Button bzw. im Kioskmodus als Auswahl verfügbar.

Wenn eine Trennung in unterschiedliche Anwesenheitstypen nicht benötigt wird, kann stattdessen das Häkchen „Reisezeit“ auf Zeilenebene in der Übersicht der Anwesenheiten gesetzt werden. Wenn das Häkchen „Reisezeit“ gesetzt ist, wird die Anwesenheit im Time Report als Reisezeit gewertet, wodurch die Anwesenheit für Time Report Warnungen nicht relevant ist.

Abwesenheitstypen

Der dp Time Report unterscheidet vier drei verschiedene Abwesenheitstypen, die bereits standardmäßig befüllt sind:

• Urlaub: der Mitarbeiter bekommt einen Urlaubsanspruch zugeschrieben und kann einen Urlaub beantragen, um den Anspruch aufzubrauchen
• Zeitausgleich: der Mitarbeiter kann den Vorgesetzten über eine (zu genehmigende) Abwesenheit informieren
• Krankenstand: Krankenstände können entweder vom Mitarbeiter selbst oder vom Manager nachträglich erfasst werden
• Feiertage: Feiertage können entweder über das Importtool gesammelt eingespielt werden, oder individuell vergeben werden

Die Konfiguration der Abwesenheitstypen kann aber gemäß der Odoo Standard Funktionalität angepasst werden.

In den einzelnen Abwesenheitstypen kann definiert werden, ob eine Abwesenheit immer volle Tage betrifft, oder ob auch halbtags bzw stundenweise gebucht werden kann.

Der Mitarbeiter kann entsprechend der konfigurierten Abwesenheitstypen zum Beispiel Urlaubs- und Zeitausgleichsanträge stellen. Wenn eine Genehmigung benötigt wird, wird für den zuständigen Mitarbeiter eine Aktivität erstellt.

Mitarbeiteranlage

Personen, die ihre Zeiterfassung in Odoo protokollieren sollen, benötigen einen Mitarbeiter, jedoch nicht zwingend einen eigenen Benutzer [User, für welchen Lizenzkosten anfallen]. Wir kein eigener Benutzer verwendet, so muss die Erfassungen im System, wie Urlaubsanträge und Time Report bestätigen, von einer zentralen Stelle durchgeführt werden.

Für die App „Time Report“ müssen bestimmte Einstellungen und Konfigurationen beim Mitarbeiter hinterlegt bzw. berücksichtigt werden.

Folgend werden ausschließlich im Zusammenhang mit dem Time Report benötigte Konfigurationen beschrieben.  

Einstellungen > Mitarbeiter

[Einstellungen > Konfiguration > Überstundenplan] 

"Betriebliche Arbeitszeiten" ist für die geplante Arbeitszeit im Time Report relevant.

Mitarbeiter

Die Anwesenheitskontrolle kann basierend auf Anwesenheiten und oder Basierend auf dem Benutzerstatus im System vergeben werden.

Zeitzone

Da der Logout immer am gleichen Tag passieren muss ,wie der zugehörige Login, muss bei der Konfiguration der Mitarbeiter darauf geachtet werden, dass die Zeitzone im Mitarbeiter korrekt gesetzt ist.

Vertrag

Um den Time Report zu verwenden muss beim Mitarbeiter ein gültiger Vertrag (Status Laufend) hinterlegt werden. Die Aufteilung der Arbeitszeit auf die Wochentage erfolgt im gewähl. Dort kann beispielsweise für Freitag eine verkürzte Arbeitszeit von 6 Std. eingegeben werden, die entsprechend als geplante Anwesenheit im Time Report berücksichtigt wird. Erfolgt keine Aufteilung im Vertrag, verteilt Odoo die Wochenstunden gleich auf die Werktage Montag bis Freitag. Bei 30 Wochenstunden also 6 Std. pro Werktag.

Zudem kann im Mitarbeiter ein Überstundenplan hinterlegt werden. Dadurch werden angefallene Überstunden im Reiter "Mehrstunden" angezeigt und können mit den entsprechenden Zuschlagssätzen verrechnet werden. 

Als weitere Option kann eine Überstundenpauschale hinterlegt werden. Dabei werden Mehrstunden automatisch bis zu dieser definierten Grenze abgezogen. Stunden die im Vergleich zu den SOLL Stunden nicht gearbeitet wurden, werden dabei nicht ausgeglichen. 

Option: ​Automatische Zeitbuchung

Funktion: wenn aktiviert, werden Anwesenheiten für den Tag automatisch laut Arbeitsplan erstellt

Kennzeichnung Jugendlicher

Um die besonderen Regelungen für jugendliche Mitarbeiter zu aktivieren, muss diese Kennzeichnung im System vorgenommen werden.

Unter Personal > HR-Einstellungen (Reiter) des entsprechenden Mitarbeiters kann die Checkbox „Warnung Jugendarbeitsschutz“ aktiviert werden. Mit Setzten greifen die Warnungen für Jugendschutz.

Mehrmandantenfähigkeit

Die Allgemeinen Einstellungen werden Mandantenübergreifend verwaltet.

Innerhalb der Konfigurationen im Time Report kann durch Aktivierung des Entwicklermodus erkenntlich gemacht werden, wo eine Eingrenzung auf einen bestimmten Mandanten, durch Zuweisung des Unternehmens, möglich ist.

Gemäß Odoo Logik gilt, wird das Feld „Unternehmen“ befüllt, so gilt es nur für das definierte Unternehmen, ansonsten für alle Mandanten.

Berechtigungen

Time Report > Benutzer

Der User kann für sich selbst Time Reports erstellen und seine eigenen Anwesenheiten verbuchen inkl. Pausen.

Weiters kann er einen Überblick über Überstundentöpfe abrufen (Menüpunkt Anwesenheiten).

Ebenso hat der Mitarbeiter Zugriff auf Abwesenheiten > Dashboard. Hier stehen eine Kalender und Listenansicht zur Verfügung in beiden Ansichten kann man Abwesenheiten hinterlegen z. B. kann man so Urlaubsanfragen erstellen. Zudem erhält der User Übersicht darüber wie viel Urlaub diesem zur Verfügung stehen, wann vergangene Urlaubsansprüche verbraucht wurden, ob Urlaubsanfragen bestätigt wurden usw.

Time Report > Abteilungsleiter

User mit dieser Berechtigungsgruppe stehen standardmäßig alle Time Reports von Mitarbeitern zur Verfügung, bei welchen der User als Manager hinterlegt ist.

Beispiel: Im Mitarbeiter von Max Muster ist Peter Beispielmann als Manager/Coach hinterlegt, daher sieht Peter Beispielmann den Time Report von Max Muster.

Peter Beispielmann kann diesen Time Report öffnen, neuberechnen und prüfen bzw. zur Genehmigung einreichen und genehmigen.

Ist in den Konfigurationen des Time Report Modules die Option „Zweistufige Genehmigung Time Report“ aktiviert reicht die Genehmigung des Abteilungsleiters allein nicht aus, sondern ein weiterer User mit einer der beiden höheren („Personal-Administratoren“ oder „Personaladministrator) Berechtigungsgruppen müsste diesen Time Report erneut genehmigen.

Die Berechtigungsgruppe Abteilungsleiter kann ebenso Abwesenheiten anlegen, falls der User als Manager bei dem jeweiligen MA hinterlegt ist, genehmigen kann er diese jedoch nicht.

Time Report > Personal - Administratoren

Diese Berechtigungsgruppe sieht alle Anwesenheiten und auch alle Time Reports des Unternehmens. Ebenso kann jeder Time Report genehmigt und geöffnet werden, unabhängig davon, ob die Option „Zweistufige Genehmigung Time Report“ aktiv ist oder nicht.

Dieser User kann jedem anderen User Urlaub zuschreiben und Abwesenheiten aller User genehmigen. Daher sieht dieser alle „geplanten“ Urlaube im Unternehmen.

Diese Gruppe hat auch Zugriff auf die Konfigurationen des Time Reports (Einstellungen). Weiters können Feiertage, Überstundentöpfe, Überstundenpläne, Abwesenheits- und Anwesenheitstypen erstellt, bearbeitet oder gelöscht werden.

Der Unterschied zur obigen Gruppe liegt darin, dass dies User Zugriff auf alle Mitarbeiter haben. Ebenso können noch einige weitere Konfigurationen, Einstellungen getroffen werden, welche das gesamte Unternehmen betreffen, z. B. Anlage neuer Abwesenheitstypen, Veränderung von Einstellungen.

Time Report > Personaladministrator

Durch diese Gruppe erhält ein User keine wesentlichen Berechtigungen im Time Report Modul selbst, jedoch erbt diese viele Rechte aus anderen Modulen, beispielsweise kann dieser User auf alle Verträge Einsicht nehmen oder Personal bearbeiten.

Sprich mit dieser Berechtigungsgruppe kann ein User alles Mitarbeiter-bezogene (alle HR-Themen) behandeln. Die obere Berechtigungsgruppe könnte dies nicht, diese hat nur im Time Report Modul selbst Admin-Rechte.

HR Zugriffsrechte mit Kombinationen

1.      Keine Berechtigung in HR außer Personal = Benutzer: Nur Kioskmodus

Der User ist Manager/Coach bei Max Mustermann, jedoch kann dieser „nichts“ tun. Mit dieser Berechtigung kann der User lediglich alle Mitarbeiter sehen. Andere Mitarbeiter können geöffnet werden, jedoch sieht der User nur den Reiter „Arbeitsinformation“.

2.      Keine Berechtigung in HR außer Personal = Sachbearbeiter: Alle Mitarbeiter verwalten

Der User kann nun weitere Mitarbeiterspezifische Informationen sehen. Die Reiter „Private Informationen“ und „HR-Einstellungen“ sind nun sichtbar. Ebenso kann der User Mitarbeiter-Informationen verändern, sprich schreiben.

Obwohl der User keine Berechtigung für den Time Report hat, kann er die Time Reports aller Mitarbeiter öffnen und einsehen (über den Smartbutton „Time Reports“ im Mitarbeiter).

Somit können User auch Time Reports anderer Mitarbeiter „Prüfen“ und in weiterer Folge einreichen (nur zur Genehmigung vorlegen, genehmigen an sich funktioniert nicht, unabhängig davon, ob die Option „Zweistufige Genehmigung Time Report“ aktiv ist), ebenso kann man die Anwesenheiten anderer Mitarbeiter öffnen, jedoch sind dort keine Einträge vorhanden bzw. werden nicht angezeigt.

Dieser User kann auf Konfigurationen im Mitarbeiter-Modul vornehmen, sowie Arbeitspläne schreiben.

3. Keine Berechtigung in HR außer Personal = Administrator

Keine wesentliche Veränderung.

4.      Keine Berechtigung in HR außer Verträge = Mitarbeitermanager

User mit dieser Berechtigung haben Zugriff auf das Mitarbeitermodul und haben Leseberechtigung für alle Mitarbeiter, jedoch ist nur der Reiter „Arbeitsinformation“ vorhanden.

Bei Mitarbeitern in denen man als Manager/Coach hinterlegt ist, gibt es keine Unterschiede.

5.      Keine Berechtigung in HR außer Verträge = Administrator

Die einzige Änderung zu obiger Gruppe ist, dass der Menüpunkt Berichtswesen im Mitarbeiter-Modul nun vorhanden ist. Der Untermenüpunkt (Mitarbeiter > Verträge) Verträge ist nicht verfügbar.

6.      Keine Berechtigung in HR außer Verträge = Administrator und Personal = Benutzer: Nur Kioskmodus

Keine Änderung zu obiger Berechtigung.

7.      Keine Berechtigung in HR außer Verträge = Administrator und Personal = Sachbearbeiter: Alle Mitarbeiter verwalten

Der User hat nun wieder die Möglichkeit auf die Time Reports aller Mitarbeiter zuzugreifen (kommt von der Berechtigung Personal = Sachbearbeiter: Alle Mitarbeiter verwalten), zusätzlich kann der User nun auch die Verträge sämtlicher Mitarbeiter sehen und diese bearbeiten bzw. neue erstellen. Verträge sind entweder über den Untermenüpunkt Verträge oder dem Smartbutton Verträge zugänglich. (Abteilungen, Konfigurationen sind auch verfügbar)

8.      Keine Berechtigung in HR außer Verträge = Administrator und Personal = Administrator

Keine (wesentliche) Veränderung zu obiger Gruppe.

9.      Time Report = Benutzer, Anwesenheiten = Benutzer, Personal und Verträge = Administrator

Mit dieser Konstellation kann der User nicht mehr in Time Reports anderer Mitarbeiter über den Smartbutton einsehen (Time Report = Benutzer untersagt das), der Button ist zwar noch vorhanden, jedoch gibt es keine Einträge.

Man sieht nur Informationen bzgl. des eigenen Time Reports, Informationen anderer User sind nicht einsehbar, auch wenn man als Coach/Manager hinterlegt ist.

Im Mitarbeiter Modul hat man volle Berechtigungen (auch bei Verträgen).

10.  Time Report = Abteilungsleiter, Anwesenheiten = Benutzer, Personal und Verträge = Administrator

Der User sieht im Time Report Modul nun alle Time Reports von Mitarbeitern, wo der User als Coach/Manager hinterlegt ist, ebenso kann dieser die Time Reports nun genehmigen (vorausgesetzt „Zweistufige Genehmigung Time Report“ ist nicht aktiv). Auch die Anwesenheiten dieser Mitarbeiter sieht der User nun.

Mit dieser Berechtigungskonstellation kann ein User im Mitarbeiter Modul die Time Reports aller Mitarbeiter öffnen, bei denen dieser als Coach/Manger hinterlegt ist.

11.  Personal & Verträge & Abwesenheiten = Administrator, Anwesenheiten = Sachbearbeiter: Alle Anwesenheiten verwalten, Time Report: Personal-Administratoren.

Ist ein User der Gruppe Time Report: Personal-Administratoren zugeordnet bekommt dieser automatisch die Berechtigungen Abwesenheiten = Administrator, Anwesenheiten = Sachbearbeiter: Alle Anwesenheiten verwalten.

Der User kann nun auf alle Time Reports und auf alle Anwesenheiten Einsicht nehmen, über das Time Report Modul und über das MA-Modul.

Time Reports aller Mitarbeiter können genehmigt werden (Bis in die letzte Statusstufe „Genehmigt“ unabhängig davon, ob Time Report Konfiguration = Zweistufige Genehmigung aktiv ist oder nicht). Mit den beiden höchsten Time Report Berechtigungen kann man die Zweistufige Genehmigung in jedem Fall umgehen, da man denselben Time Report zwei Mal genehmigen kann.