dp Time Report
Stand: Juni 2026
Version: Allgemein
dp HR ist die Lösung von datenpol für die monatliche Arbeitszeiterfassung und -auswertung in Odoo. Das Modul fasst Anwesenheiten, Abwesenheiten und Projektzeiten zu einem nachvollziehbaren, monatlichen Time Report pro Mitarbeiter zusammen und führt diesen durch einen klar geregelten Freigabeprozess.
Der Time Report gibt jederzeit Auskunft über:
die geplante und die tatsächliche Anwesenheit,
die daraus resultierenden Mehr- bzw. Minderstunden,
den aktuellen Urlaubsanspruch,
konsumierte Abwesenheiten (Urlaub, Krankenstand, Zeitausgleich, Feiertage),
sowie – sofern genutzt – die erfassten Projektzeiten.
Zusätzlich überwacht dp HR die Einhaltung arbeitszeitrechtlicher Grenzen (z. B. Höchstarbeitszeit, Pausen, Nacht- und Wochenruhe) und unterstützt besondere Schutzbestimmungen für Jugendliche.
💡 Seit Version v19 bildet der dp HR die Basis. Für eine differenzierte Überstundenverwaltung mit Überstundentöpfen, Zuschlagsfaktoren und Umwandlung in Zeitausgleich steht das aufbauende Modul dp HR Plus v19 zur Verfügung.
Workflow für Mitarbeiter mit Odoo User
Anwesenheit erfassen
Je nach Hardware-Ausstattung im Unternehmen kann die Anwesenheit auf drei verschiedene Arten erfasst werden (Standard Odoo Verhalten)
Wenn die An- oder Abmeldung manuell erfolgt, wird der Modus "Manuell" aktiviert und das Häkchen „Manuelle Buchung“ gesetzt.
Manuell
Der Modus "Manuell" wird über das Modul Anwesenheiten > Neu definiert. Im Time Report Modul wird über den Menüpunkt Anwesenheiten auf das Odoo Modul Anwesenheit verlinkt.
In dieser Ansicht sind alle Anwesenheiten der Mitarbeiter sichtbar. Neue Anwesenheiten können angelegt und ein Anwesenheitstyp hinterlegt werden.
Benachrichtigungsfeld
Das Benachrichtigungsfeld ist der rote (Abwesend) bzw. grüne (Anwesend) Punkt im rechten oberen Eck der Odoo Oberfläche.
Hier kann der Anwesenheitstyp ausgewählt werden. Eine Übersicht der Anmeldung bzw. der Anwesenheiten an diesem Tag wird angezeigt.
Kiosk
Wenn Odoo mit einem Terminal verbunden ist, können sich Mitarbeiter über z.B. einen Chip an- bzw. abmelden. Eine Zuweisung zu einem Anwesenheitstyp ist in diesem Modus nicht möglich.
Beim Check-In kann ein Anwesenheitstyp ausgewählt werden, der anschließend in die Anwesenheit übernommen wird. Damit der Anwesenheitstyp korrekt übernommen wird, ist dieser beim Check-In / Anmelden auszuwählen. Anwesenheitstypen, die beim Check-out / Abmelden ausgewählt werden, werden nicht berücksichtigt.
Pause erfassen
Die Pause kann entweder durch Abmeldung und Anmeldung über die drei verschiedenen Modi oder über den Menüpunkt „Pause erfassen“ erfasst werden.
Ein Pop-Up erscheint, in dem der Startzeitpunkt und die Dauer eingetragen werden können. Standardmäßig ist Heute, um 12:00 Uhr mit einer Pausendauer von einer Stunde eingetragen.
Mit dieser Aktion wird die ursprüngliche Anwesenheit zum Start der Pause als abwesend erfasst und nach der Dauer der Pause eine neue Anwesenheit erzeugt. Beide Zeiteinträge werden als „Manuelle Buchung“ protokolliert.
Anwesenheitstyp erfassen
Anwesenheiten können im Modus "Manuell" und "Benachrichtigungsfeld" durch Anwesenheitstypen wie Arztbesuch, Reisezeit, Home Office konkretisiert werden.
Im Kioskmodus beim Check-In können ebenfalls Anwesenheitstypen ausgewählt werden. Diese werden anschließend in die Anwesenheiten übernommen. Damit der Anwesenheitstyp korrekt in die Anwesenheiten übernommen wird, ist dieser beim Check in / Anmelden auszuwählen.
Anwesenheitstypen welche beim Check-out / Abmelden ausgewählt werden, werden nicht berücksichtigt.
Projektzeit erfassen
Über den Smartbutton "Projektzeit" wird das Odoo Standard Modul Zeiterfassung verlinkt und Projektzeiten können erfasst werden. Werden Projektzeiten über Odoo abgebildet, sind diese im Time Report ersichtlich und können der Anwesenheit gegenübergestellt werden.
Abwesenheit z.B. Urlaub, Krankheit anfragen / erfassen
Je nach Abwesenheitstyp müssen Abwesenheiten im Voraus (z.B. Urlaub) oder nachträglich (z.B. Krankheit) angefragt und erfasst werden.
Abwesenheiten werden über Time Report > Abwesenheiten > Dashboard angefragt. Hier greift das Modul Time Report auf die klassische Odoo Logik zurück, mit der Abwesenheiten gestellt, genehmigt und konsumiert werden.
Genehmigte Abwesenheiten werden im Time Report zusammengefasst und reduzieren gegebenenfalls die geplante Anwesenheit. Im Falle eines Zeitausgleichs wird die geplante Anwesenheit nicht reduziert, sondern im PDF mit ZA markiert, um die Diskrepanz zwischen Soll und Ist zu erklären.
Time Report verstehen
Der Time Report gibt dem Mitarbeiter jederzeit einen Überblick über den aktuellen Monat. Wenn der Time Report aus dem vorigen Monat bereits genehmigt ist, werden die Werte zum Stichtag als Grundlage für den aktuellen Time Report herangezogen.
Mitarbeiter können auf Tagesbasis die geplante Anwesenheit, die tatsächliche Anwesenheit und Abwesenheit sehen. Daraus ergibt sich die Zahl der Mehr-/Minderstunden und der Urlaubsanspruch.
Wenn die Projektzeiterfassung ebenfalls über Odoo abgebildet wird, sind im Time Report die Spalten Projektzeiten, Chargeable und Billable aufgelistet, in welchem Ausmaß die Anwesenheit zugeordnet ist.
Bei genehmigten Abwesenheiten wird zwischen Urlaub, Krankenstand und Feiertag unterschieden und werden ganzzahlig angezeigt.
Der Time Report kann jederzeit gedruckt werden und widerspiegelt die Ansicht laut System.
Time Report abgeben
Am Monatsende bzw. am Anfang des nächsten Monats muss der Mitarbeiter seinen Time Report abschließen, indem zuerst „Neuberechnen“ und anschließend „Prüfen“ gedrückt wird. Beim Überprüfen werden die konfigurierten Warnungen überprüft und gegebenenfalls Abweichungen angezeigt.
Der Mitarbeiter hat die Gelegenheit, die Buchungen anzupassen, z.B. eine Pause nachzutragen, und kann dann durch erneutes Drücken der Buttons die Warnungen wieder entfernen, sofern sie nicht mehr zutreffen.
Ein Time Report kann auch mit Warnungen an den Manager übergeben werden. Ob die Genehmigung („Bestätigen“) erteilt wird, liegt im Ermessen des Managers.
Sobald sich der Time Report im Status „erwarte Genehmigung“ befindet, können die Anwesenheitsbuchungen nicht mehr geändert werden. Sollte das nachträglich nötig sein, kann der bestätigte Time Report wieder geöffnet werden.
Die Statusänderungen werden im Chatter protokolliert, damit nachträgliche Änderungen erkennbar sind.
Mit Bestätigung des Time Reports werden die bebuchten Projektzeiten eingefroren.
Mit der Übergabe an den Manager wird auch der automatische Abzug der Mehrstundenpauschale verbucht. Sollte der Time Report nachträglich geöffnet werden, wird die automatische Mehrstundenkorrektur gelöscht und bei erneuter Freigabe neu erzeugt, um Duplikate zu vermeiden.
Workflow für Abteilungsleiter
Anwesenheiten und Abwesenheiten für Mitarbeiter anlegen
Abteilungsleiter können auch für ihr Team Anwesenheiten und Abwesenheiten anlegen und korrigieren
Time Report genehmigen
Um die monatlichen Time Reports abzuschließen, muss der vom Mitarbeiter vorgelegte Time Report genehmigt werden. Danach sind keine Änderungen mehr möglich, außer der Time Report wird erneut geöffnet. Ein Abteilungsleiter kann einen vorgelegten Time Report auch ablehnen und damit wieder zur Bearbeitung freigeben.
Überstundenkorrektur durchführen
Die Mehrstundenkorrektur kann für verschiedene Zwecke verwendet werden. Je nach Vorzeichen können entweder Mehrstunden abgezogen (z.B. „-20“ bei einer Auszahlung) oder gutgeschrieben werden (z.B. „10“ bei einer Übernahme aus dem Altsystem).
Wichtig ist, dass der gewählte Stichtag in einen offenen Time Report fällt. Bei Verwendung von Überstundenplänen (dp Plus ab v19) muss der korrekte Überstundentopf angegeben werden. Wenn das Feld nicht ausgefüllt ist, wird die Mehrstundenkorrektur von der regulären Arbeitszeit abgezogen oder aufgeschlagen.
Abwesenheiten genehmigen
Je nach Konfiguration des Abwesenheitstyps müssen bestimmte Abwesenheiten vom Manager genehmigt werden. Abwesenheiten werden nur dann in den Time Report übernommen, wenn sie genehmigt sind.
Bei überschneidenden Abwesenheiten hat die zuerst angelegte Abwesenheit Vorrang. Im Falle eines Krankenstands während eines Urlaubs muss der genehmigte Urlaub zurückgesetzt und der Zeitraum so reduziert werden, dass er sich nicht mit dem Krankenstand überschneidet, bevor er wieder genehmigt wird.
Verwaltung von Überstunden
Diese Funktion ist ab v19 in der dp Hr Plus Variante verfügbar.
Wenn Anwesenheitszeiten in Zeiträumen angefallen sind, die im Überstundenplan definiert sind, sind diese im Time Report im Reiter Mehrstunden ersichtlich.
Die Aktion „Überstundentöpfe umwandeln“ ermöglicht es, die Überstunden zusammen mit dem hinterlegten Faktor auf das Zeitguthaben-Konto zu buchen. Dabei werden die Überstunden aus dem Überstundentopf abgezogen und mit dem Faktor dem Zeitguthaben zugeschrieben.
Um eine Umwandlung zu löschen, gibt es den Untermenüpunkt „Umgewandelte Überstundentöpfe“ im Menüpunkt „Konfiguration“. Hier sind alle Umwandlungen sichtbar und können bei Bedarf gelöscht werden.
Workflow für Personalverantwortlichen / HR Manager
Wenn die zweistufige Genehmigung aktiviert ist, muss zusätzlich mindestens ein Benutzer mit der Berechtigung „Personal-Administrator“ oder höher den Time Report genehmigen. Die erste Stufe wird dabei vom Vorgesetzten bzw. seiner Stellvertretung freigegeben, die zweite Stufe durch den HR Manager.
Mit dieser Berechtigung können alle Funktionen des Abteilungsleiters für das gesamte Unternehmen durchgeführt werden.
Warn
Arbeitszeitkontrolle und Warnungen
dp HR prüft beim Abschließen des Time Reports automatisch eine Reihe arbeitszeitrechtlicher Vorgaben und weist bei Überschreitung auf mögliche Abweichungen hin. Die Schwellenwerte und die jeweilige Aktivierung werden in den Unternehmenseinstellungen festgelegt. Geprüft werden unter anderem:
Maximale Tagesarbeitszeit – Warnung bei Überschreitung der erlaubten Arbeitszeit pro Tag.
Höchstarbeitszeit ohne Pause – Warnung, wenn die maximale durchgehende Arbeitszeit ohne ausreichende Pause überschritten wird.
Frühester Arbeitsbeginn / spätestes Arbeitsende – Warnung bei Buchungen außerhalb des definierten Rahmens.
Nachtruhe – Warnung, wenn die Ruhezeit zwischen Abmeldung und neuerlicher Anmeldung am Folgetag unterschritten wird.
Wochenend- und Wochenruhe – Warnung, wenn die durchgehende Ruhezeit am Wochenende bzw. innerhalb der Woche nicht eingehalten wird.
Arbeit an Abwesenheits-, Feier- oder Wochenendtagen – Warnung bei Anwesenheiten an Tagen mit Urlaub, Krankenstand, Feiertag oder am Wochenende.
Jugendschutz
Für jugendliche Mitarbeiter können gesonderte, strengere Grenzwerte hinterlegt werden (z. B. maximale Tagesarbeitszeit, Nachtruhe, Wochenruhe). Bei Mitarbeitern, die als jugendschutzpflichtig markiert sind, prüft dp HR automatisch diese besonderen Bestimmungen und benachrichtigt den zuständigen Manager über entsprechende Aktivitäten.
Automatische Funktionen
Monatliche Erstellung: Für alle dafür vorgesehenen Mitarbeiter wird der Time Report automatisch zu Monatsbeginn angelegt.
Laufende Neuberechnung: Offene Time Reports des aktuellen Monats werden regelmäßig automatisch neu berechnet.
Automatische Zeitbuchung: Optional kann je Vertrag eine automatische Buchung der geplanten Arbeitszeit erfolgen, wenn keine manuellen Anwesenheiten vorliegen.
Konfiguration (Überblick)
Die zentralen Einstellungen werden in den Unternehmensdaten bzw. unter den Einstellungen des Time Reports vorgenommen:
Abwesenheitstypen den Kategorien Urlaub, Zeitausgleich und Krankenstand zuordnen (Voraussetzung für die korrekte Auswertung).
Zeitzone für die Arbeitszeitberechnung festlegen.
Warnungen und Grenzwerte für die Arbeitszeitkontrolle aktivieren und parametrieren.
Anwesenheitstypen als Funktion aktivieren.
Zweistufige Time-Report-Genehmigung bei Bedarf aktivieren.
CSV-Kodierung für Exporte festlegen.