dp Time Report Workflow
Stand: April 2025
Version: 18.0.1.0.2
Workflow für Mitarbeiter mit Odoo User
Anwesenheit erfassen
Je nach Hardware-Ausstattung im Unternehmen kann die Anwesenheit auf drei verschiedene Arten erfasst werden (Standard Odoo Verhalten)
Wenn die An- oder Abmeldung manuell erfolgt, wird der Modus "Manuell" aktiviert und das Häkchen „Manuelle Buchung“ gesetzt.
Manuell
Der Modus "Manuell" wird über das Modul Anwesenheiten > Neu definiert. Im Time Report Modul wird über den Menüpunkt Anwesenheiten auf das Odoo Modul Anwesenheit verlinkt.
In dieser Ansicht sind alle Anwesenheiten der Mitarbeiter sichtbar. Neue Anwesenheiten können angelegt und ein Anwesenheitstyp hinterlegt werden.
Benachrichtigungsfeld
Das Benachrichtigungsfeld ist der rote (Abwesend) bzw. grüne (Anwesend) Punkt im rechten oberen Eck der Odoo Oberfläche.
Hier kann der Anwesenheitstyp ausgewählt werden. Eine Übersicht der Anmeldung bzw. der Anwesenheiten an diesem Tag wird angezeigt.
Kiosk
Wenn Odoo mit einem Terminal verbunden ist, können sich Mitarbeiter über z.B. einen Chip an- bzw. abmelden. Eine Zuweisung zu einem Anwesenheitstyp ist in diesem Modus nicht möglich.
Pause erfassen
Die Pause kann entweder durch Abmeldung und Anmeldung über die drei verschiedenen Modi oder über den Menüpunkt „Pause erfassen“ erfasst werden.
Ein Pop-Up erscheint, in dem der Startzeitpunkt und die Dauer eingetragen werden können. Standardmäßig ist Heute, um 12:00 Uhr mit einer Pausendauer von einer Stunde eingetragen.
Mit dieser Aktion wird die ursprüngliche Anwesenheit zum Start der Pause als abwesend erfasst und nach der Dauer der Pause eine neue Anwesenheit erzeugt. Beide Zeiteinträge werden als „Manuelle Buchung“ protokolliert.
Anwesenheitstyp erfassen
Anwesenheiten können im Modus "Manuell" und "Benachrichtigungsfeld" durch Anwesenheitstypen wie Arztbesuch, Reisezeit, Home Office konkretisiert werden.
Projektzeit erfassen
Über den Smartbutton "Projektzeit" wird das Odoo Standard Modul Zeiterfassung verlinkt und Projektzeiten können erfasst werden.
Abwesenheit z.B. Urlaub, Krankheit anfragen / erfassen
Je nach Abwesenheitstyp müssen Abwesenheiten im Voraus (z.B. Urlaub) oder nachträglich (z.B. Krankheit) angefragt und erfasst werden.
Abwesenheiten werden über Time Report > Abwesenheiten > Dashboard angefragt. Hier greift das Modul Time Report auf die klassische Odoo Logik zurück, mit der Abwesenheiten gestellt, genehmigt und konsumiert werden.
Genehmigte Abwesenheiten werden im Time Report zusammengefasst und reduzieren gegebenenfalls die geplante Anwesenheit. Im Falle eines Zeitausgleichs wird die geplante Anwesenheit nicht reduziert, sondern im PDF mit ZA markiert, um die Diskrepanz zwischen Soll und Ist zu erklären.
Time Report verstehen
Der Time Report gibt dem Mitarbeiter jederzeit einen Überblick über den aktuellen Monat. Wenn der Time Report aus dem vorigen Monat bereits genehmigt ist, werden die Werte zum Stichtag als Grundlage für den aktuellen Time Report herangezogen.
Mitarbeiter können auf Tagesbasis die geplante Anwesenheit, die tatsächliche Anwesenheit und Abwesenheit sehen. Daraus ergibt sich die Zahl der Mehr-/Minderstunden und der Urlaubsanspruch.
Wenn die Projektzeiterfassung ebenfalls über Odoo abgebildet wird, sind im Time Report die Spalten Projektzeiten, Chargeable und Billable aufgelistet, in welchem Ausmaß die Anwesenheit zugeordnet ist.
Bei genehmigten Abwesenheiten wird zwischen Urlaub, Krankenstand und Feiertag unterschieden und werden ganzzahlig angezeigt.
In einem weiteren Reiter sind die Mehrstunden pro Überstundentopf im aktuellen Zeitraum ersichtlich.
Der Time Report kann jederzeit gedruckt werden und widerspiegelt die Ansicht laut System.
Time Report abgeben
Am Monatsende bzw. am Anfang des nächsten Monats muss der Mitarbeiter seinen Time Report abschließen, indem zuerst „Neuberechnen“ und anschließend „Prüfen“ gedrückt wird. Beim Überprüfen werden die konfigurierten Warnungen überprüft und gegebenenfalls Abweichungen angezeigt.
Der Mitarbeiter hat die Gelegenheit, die Buchungen anzupassen, z.B. eine Pause nachzutragen, und kann dann durch erneutes Drücken der Buttons die Warnungen wieder entfernen, sofern sie nicht mehr zutreffen.
Ein Time Report kann auch mit Warnungen an den Manager übergeben werden. Ob die Genehmigung („Bestätigen“) erteilt wird, liegt im Ermessen des Managers.
Sobald sich der Time Report im Status „erwarte Genehmigung“ befindet, können die Anwesenheitsbuchungen nicht mehr geändert werden. Sollte das nachträglich nötig sein, kann der bestätigte Time Report wieder geöffnet werden.
Die Statusänderungen werden im Chatter protokolliert, damit nachträgliche Änderungen erkennbar sind.
Mit Bestätigung des Time Reports werden die bebuchten Projektzeiten eingefroren.
Mit der Übergabe an den Manager wird auch der automatische Abzug der Mehrstundenpauschale verbucht. Sollte der Time Report nachträglich geöffnet werden, wird die automatische Mehrstundenkorrektur gelöscht und bei erneuter Freigabe neu erzeugt, um Duplikate zu vermeiden.
Workflow für Abteilungsleiter
Anwesenheiten und Abwesenheiten für Mitarbeiter anlegen
Abteilungsleiter können auch für ihr Team Anwesenheiten und Abwesenheiten anlegen.
Time Report genehmigen
Um die monatlichen Time Reports abzuschließen, muss der vom Mitarbeiter vorgelegte Time Report genehmigt werden. Danach sind keine Änderungen mehr möglich, außer der Time Report wird wieder geöffnet.
Überstundenkorrektur durchführen
Die Mehrstundenkorrektur kann für verschiedene Zwecke verwendet werden. Je nach Vorzeichen können entweder Mehrstunden abgezogen (z.B. „-20“ bei einer Auszahlung) oder gutgeschrieben werden (z.B. „10“ bei einer Übernahme aus dem Altsystem).
Wichtig ist, dass der gewählte Stichtag in einen offenen Time Report fällt. Bei Verwendung von Überstundenplänen muss der korrekte Überstundentopf angegeben werden. Wenn das Feld nicht ausgefüllt ist, wird die Mehrstundenkorrektur von der regulären Arbeitszeit abgezogen oder aufgeschlagen.
Abwesenheiten genehmigen
Je nach Konfiguration des Abwesenheitstyps müssen bestimmte Abwesenheiten vom Manager genehmigt werden. Abwesenheiten werden nur dann in den Time Report übernommen, wenn sie genehmigt sind.
Bei überschneidenden Abwesenheiten hat die zuerst angelegte Abwesenheit Vorrang. Im Falle eines Krankenstands während eines Urlaubs muss der genehmigte Urlaub zurückgesetzt und der Zeitraum so reduziert werden, dass er sich nicht mit dem Krankenstand überschneidet, bevor er wieder genehmigt wird.
Verwaltung von Überstunden
Wenn Anwesenheitszeiten in Zeiträumen angefallen sind, die im Überstundenplan definiert sind, sind diese im Time Report im Reiter Mehrstunden ersichtlich.
Die Aktion „Überstundentöpfe umwandeln“ ermöglicht es, die Überstunden zusammen mit dem hinterlegten Faktor auf das Zeitguthaben-Konto zu buchen. Dabei werden die Überstunden aus dem Überstundentopf abgezogen und mit dem Faktor dem Zeitguthaben zugeschrieben.
Um eine Umwandlung zu löschen, gibt es den Untermenüpunkt „Umgewandelte Überstundentöpfe“ im Menüpunkt „Konfiguration“. Hier sind alle Umwandlungen sichtbar und können bei Bedarf gelöscht werden.
Workflow für Personalverantwortlichen / HR Manager
Wenn die zweistufige Genehmigung aktiviert ist, muss mindestens ein User mit der Berechtigung "Personal-Administrator" oder höher den Time Report zusätzlich genehmigen.
Mit dieser Berechtigung können alle Funktionen des Abteilungsleiters für das gesamte Unternehmen durchgeführt werden.