Odoo 20 Light User: Was kostet ein Mitarbeiter in Odoo wirklich?

Ab Odoo 20 zählt jeder aktive Mitarbeiter als Light User – auch wenn er nie ein eigenes Benutzerkonto hatte. Das hat Odoo Gründer Fabien Pinckaers auf Nachfrage bestätigt. Für viele Unternehmen verändert das die Lizenzrechnung. Wir erklären dir, was ein Light User darf, was er kostet und wie du die Kosten im Griff behältst.

Das Wichtigste in Kürze

• Das Light-User-Modell gilt ab Odoo 20. Kunden auf Odoo 18 oder 19 sind noch nicht betroffen.
• Jeder aktive Mitarbeitereintrag in der Personal-App ohne eigenes Benutzerkonto zählt als Light User.
• Ein Light User kostet bis zu 7,90 € pro Monat, je nach Land weniger.
• Deaktivierte Mitarbeiter verursachen keine Kosten.
• Ein gemeinsamer Kassenbenutzer kann Light-User-Gebühren im POS vermeiden.

Ein Light User ist ein Mitarbeiter, der Odoo nur für einfache Self-Service-Aufgaben nutzt: Urlaub beantragen, Spesen einreichen, Arbeitszeit erfassen, Lohnzettel abrufen oder am Kassen- bzw. Fertigungsterminal arbeiten. Er ist deutlich günstiger als ein Vollnutzer, der etwa Verkauf, Buchhaltung oder Einkauf bearbeitet.

Laut Odoo-Preisseite gilt als Light User jedes aktive Benutzerkonto, das ausdrücklich als „Light User“ gekennzeichnet ist. Ebenso zählt jeder aktive Mitarbeitereintrag in der Personal-App, der mit keinem aktiven Nicht-Portal-Benutzerkonto verknüpft ist. Der zweite Punkt ist entscheidend: Schon ein Mitarbeiterdatensatz ohne Login wird verrechnet.

Odoo unterscheidet zwei Varianten: Light User mit eigenem Login und Mitarbeiter ohne Login.

Ein Light User kostet bis zu 7,90 € pro Monat, je nach Land auch weniger. Abgerechnet wird nur pro aktivem Mitarbeiter.

Die benötigte Anzahl an Light Usern entspricht damit dem Spitzenwert gleichzeitig aktiver Personen – nicht der Gesamtzahl aller jemals Beschäftigten.

Aus Sicht von Odoo nutzen auch Mitarbeiter ohne Login die Software aktiv. Sie erhalten ihre Lohnabrechnung über Odoo, werden in der Planung eingeteilt oder buchen am Kassen- und Fertigungsterminal. Laut Fabien Pinckaers ist ein Preis von bis zu 7,90 € für HR-Apps wie Planung, Lohn, Anwesenheit und Spesen sowie für POS und Shopfloor gerechtfertigt.

Die Verrechnung nach aktiven Mitarbeitern hat einen Vorteil: Wer gerade nicht im Dienst ist, kann jederzeit deaktiviert werden und kostet nichts.

Besonders betroffen sind Betriebe mit vielen Mitarbeitern, aber wenigen Vollnutzern:

• Gastronomie und Handel: viele Kassenkräfte, oft im Schichtbetrieb
• Produktion: Mitarbeiter, die nur am Shopfloor-Terminal buchen
• Saisonbetriebe: stark schwankender Personalstand über das Jahr
• Unternehmen mit Odoo-Lohnverrechnung: jeder Mitarbeiter mit Lohnzettel ist in der Personal-App erfasst

1. Mitarbeiterstamm sauber halten: Lege nur aktive Mitarbeiter an. Ausgeschiedene oder pausierende Personen deaktivierst du konsequent – ein vergessener Datensatz kostet jeden Monat.
2. Gemeinsamen Kassenbenutzer nutzen: Die meisten Restaurants identifizieren nicht jeden Mitarbeiter an der Kasse. Wer Mitarbeiter gar nicht erst erfasst und mit einem einzigen Kassenbenutzer arbeitet, vermeidet die Zusatzkosten.
3. Saisonkräfte gezielt aktivieren: Aktiviere Saisonkräfte erst zu Dienstbeginn und deaktiviere sie danach wieder.
4. Lizenzzählung vor Vertragsabschluss klären: Kläre mit deinem Odoo-Partner die genaue Zählung und den aktuellen Preis für Österreich. Preise können sich ändern.

Der Light User macht Odoo 20 für die ganze Belegschaft nutzbar – vom Urlaubsantrag bis zum Lohnzettel. Wer seinen Mitarbeiterstamm sauber pflegt und POS-Benutzer klug einsetzt, hält die Kosten trotzdem niedrig.

Du willst wissen, wie viele Light User dein Unternehmen tatsächlich braucht? Als erster Odoo Gold Partner Österreichs rechnen wir das gemeinsam mit dir durch – in Wien, Linz, Graz oder online.