Verantwortlicher und Geltungsbereich

Diese Datenschutzerklärung gilt für die Website www.datenpol.at samt Unterseiten, Online-Shop, Blog und Jobportal sowie für die Kommunikation, die über diese Kanäle entsteht.

Verantwortlicher im Sinne des Art. 4 Z 7 DSGVO:

Für die Verarbeitung personenbezogener Daten in Kundenprojekten, etwa beim Betrieb oder der Wartung von Odoo-Systemen unserer Auftraggeber, handeln wir als Auftragsverarbeiter. Dafür gelten die jeweiligen Vereinbarungen nach Art. 28 DSGVO, nicht diese Erklärung.

Grundsätze

Rechtsgrundlagen. Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, wenn eine der folgenden Grundlagen greift: Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), die Erfüllung eines Vertrags oder vorvertragliche Maßnahmen (lit. b), eine rechtliche Verpflichtung wie handels- und steuerrechtliche Aufbewahrungspflichten (lit. c) oder unsere berechtigten Interessen, soweit Ihre Interessen nicht überwiegen (lit. f). Welche Grundlage im Einzelfall gilt, steht beim jeweiligen Abschnitt.

Freiwilligkeit. Die Bereitstellung Ihrer Daten ist weder gesetzlich noch vertraglich vorgeschrieben, soweit nicht ausdrücklich anders angegeben. Ohne bestimmte Angaben können wir einzelne Leistungen jedoch nicht erbringen – etwa eine Anfrage nicht beantworten oder eine Bestellung nicht ausliefern.

Speicherdauer. Wir löschen Daten, sobald der Zweck entfällt und keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht entgegensteht. Für Geschäftsunterlagen gilt die siebenjährige Frist nach § 212 UGB und § 132 BAO, bei Grundstücksbezug länger. Konkrete Fristen nennen wir bei den einzelnen Verarbeitungen.

Keine automatisierte Entscheidungsfindung. Eine automatisierte Entscheidung im Einzelfall einschließlich Profiling nach Art. 22 DSGVO findet nicht statt.

Bereitstellung der Website und Server-Logfiles

Unsere Website basiert auf Odoo und wird auf Odoo.sh betrieben, dem Hosting-Dienst der Odoo S.A., Chaussée de Namur 40, 1367 Grand-Rosière, Belgien. Die Instanz läuft in einem Rechenzentrum innerhalb der Europäischen Union. Odoo S.A. ist für uns Auftragsverarbeiterin nach Art. 28 DSGVO.

Die Auslieferung erfolgt über das Content Delivery Network der Cloudflare, Inc., 101 Townsend St., San Francisco, CA 94107, USA, vertreten in der EU durch Cloudflare Germany GmbH. Cloudflare schützt die Website vor Überlastung und automatisierten Angriffen und verarbeitet dafür Verbindungsdaten.

Daten. Bei jedem Aufruf werden automatisch Server-Logfiles erzeugt: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Seite, übertragene Datenmenge, Referrer-URL, Browsertyp und Betriebssystem.

Zweck. Verbindungsaufbau, Stabilität und Sicherheit des Systems, Erkennung und Abwehr von Angriffen, Fehleranalyse.

Rechtsgrundlage. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt im sicheren und störungsfreien Betrieb der Website.

Speicherdauer. Logfiles werden nach 7 bis 30 Tagen gelöscht. Sicherheitsrelevante Einträge bewahren wir bis zur abschließenden Klärung des Vorfalls auf.

Cookies und Einwilligungsverwaltung

Wir setzen Cookies und vergleichbare Technologien ein. Technisch notwendige Cookies halten Sitzung, Warenkorb und Sicherheitsfunktionen aufrecht; sie werden ohne Einwilligung gesetzt, gestützt auf § 165 Abs. 3 Satz 2 TKG 2021 und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Alle übrigen Cookies – funktional, statistisch, werblich – setzen wir erst nach Ihrer Einwilligung über den Cookie-Banner (§ 165 Abs. 3 Satz 1 TKG 2021, Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Ihre Entscheidung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft ändern.

Welche Cookies im Einzelnen gesetzt werden, mit Anbieter, Zweck und Speicherdauer, finden Sie in unserer Cookie-Richtlinie (www.datenpol.at/cookie-policy).

Kontaktaufnahme

Sie erreichen uns über das Kontaktformular, per E-Mail, telefonisch oder über den Live-Chat auf der Website.

Daten. Name, E-Mail-Adresse, optional Unternehmen, Telefonnummer und Ihre Nachricht. Beim Live-Chat zusätzlich der Gesprächsverlauf. Pflichtfelder sind im Formular gekennzeichnet.

Zweck. Bearbeitung und Beantwortung Ihrer Anfrage, Zuordnung von Anschlussfragen, bei Projektanfragen die Erstellung eines Angebots.

Rechtsgrundlage. Bei Anfragen mit Vertragsbezug Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen), sonst Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO – unser berechtigtes Interesse an einer unkomplizierten Kontaktmöglichkeit.

Verarbeitung im System. Anfragen laufen in unserer eigenen Odoo-Instanz zusammen (CRM, Helpdesk, Live-Chat). E-Mails verarbeiten wir in Microsoft 365, siehe Abschnitt 6.

Speicherdauer. Anfragen ohne Folgegeschäft löschen wir spätestens 12 Monate nach Abschluss der Korrespondenz. Entsteht ein Vertragsverhältnis, gelten die Fristen aus Abschnitt 7.

Terminbuchung und Microsoft 365

Für das kostenlose Erstgespräch zur Odoo-Evaluierung verlinken wir auf Microsoft Bookings. Mit dem Klick verlassen Sie unsere Website; die Buchung findet auf einer Domain der Microsoft Ireland Operations Limited, One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, Irland statt.

Daten. Name, E-Mail-Adresse, gewählter Termin, optional Telefonnummer und Anliegen.

Zweck. Vereinbarung und Durchführung des Gesprächstermins.

Rechtsgrundlage. Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, da die Terminbuchung auf Ihre Anfrage hin vorvertraglichen Charakter hat.

Unsere E-Mail-Kommunikation, Kalender und Teams-Besprechungen laufen ebenfalls über Microsoft 365. Microsoft ist insoweit unsere Auftragsverarbeiterin; Grundlage sind die Microsoft Products and Services Data Protection Addendum samt Standardvertragsklauseln. Eine Verarbeitung außerhalb der EU ist dabei nicht ausgeschlossen, siehe Abschnitt 12.

Kundenkonto und Online-Shop

Im Shop können Sie Apps, Module und Leistungen beziehen. Dafür ist ein Kundenkonto erforderlich oder möglich.

Daten. Anrede und Name, Firmenname, UID-Nummer, Rechnungsanschrift, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Zugangsdaten, Bestell- und Zahlungsdaten, Rechnungen.

Zweck. Vertragsabschluss und -abwicklung, Lieferung und Lizenzierung, Rechnungslegung, Support, Bearbeitung von Gewährleistungsfällen.

Rechtsgrundlage. Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO für die Vertragsabwicklung, Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO für die steuer- und handelsrechtlichen Aufzeichnungspflichten.

Zahlungsabwicklung. Zahlungen erfolgen ausschließlich per Überweisung auf Grundlage unserer Rechnung. Einen externen Zahlungsdienstleister setzen wir nicht ein; Kreditkarten- oder Kontodaten werden über unsere Website weder erhoben noch gespeichert. Für die Verbuchung des Zahlungseingangs erhält unsere Bank die üblichen Überweisungsdaten.

Auslieferung. Unsere Produkte und Leistungen werden ausschließlich digital bereitgestellt. Ein Versand physischer Ware findet nicht statt; Lieferadressen werden daher weder erhoben noch an Versanddienstleister übermittelt.

Speicherdauer. Vertrags- und Rechnungsdaten bewahren wir sieben Jahre nach Ablauf des jeweiligen Geschäftsjahres auf (§ 212 UGB, § 132 BAO). Ein Kundenkonto löschen wir auf Ihren Wunsch; davon unberührt bleiben die genannten Aufbewahrungspflichten, für deren Dauer die Daten in der Verarbeitung eingeschränkt werden.

Newsletter und Direktwerbung

Daten. E-Mail-Adresse, optional Name und Unternehmen. Für den Nachweis der Anmeldung protokollieren wir Zeitpunkt der Anmeldung, IP-Adresse und Zeitpunkt der Bestätigung.

Double-Opt-in. Nach der Anmeldung senden wir eine Bestätigungsmail. Erst nach Ihrem Klick auf den Bestätigungslink nehmen wir Sie in den Verteiler auf.

Zweck. Versand von Informationen zu Odoo, neuen Funktionen, Veranstaltungen und Leistungen der Datenpol GmbH.

Rechtsgrundlage. Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO in Verbindung mit § 174 TKG 2021. Die Protokollierung der Anmeldung stützen wir auf Art. 6 Abs. 1 lit. c und lit. f DSGVO (Nachweispflicht nach Art. 7 Abs. 1 DSGVO).

Erfolgsmessung. Wir messen Öffnungen und Klicks, um Inhalte zu verbessern – dies ist von Ihrer Einwilligung umfasst. Eine individuelle Erfolgsmessung findet nicht statt. Der Versand erfolgt über unsere eigene Odoo-Instanz.

Abmeldung. Jeder Newsletter enthält einen Abmeldelink. Nach der Abmeldung löschen wir Ihre Daten aus dem Verteiler; das Anmeldeprotokoll bewahren wir bis zum Ablauf der Verjährungsfristen auf, längstens drei Jahre.

Bewerbungen

Bewerbungen nehmen wir über unsere Jobseite und per E-Mail entgegen. Sie werden in unserer eigenen Odoo-Instanz (Modul Personalbeschaffung) verarbeitet.

Daten. Kontaktdaten, Lebenslauf, Zeugnisse, Anschreiben und alle weiteren Angaben, die Sie uns übermitteln, sowie Notizen aus dem Bewerbungsverfahren.

Zweck. Durchführung des Auswahlverfahrens und Entscheidung über eine Anstellung.

Rechtsgrundlage. Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO in Verbindung mit § 26 Abs. 1 DSG (Anbahnung eines Beschäftigungsverhältnisses). Soweit Sie freiwillig besondere Kategorien von Daten übermitteln, etwa Angaben zu einer Behinderung, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 9 Abs. 2 lit. b DSGVO.

Speicherdauer. Bei einer Absage löschen wir die Unterlagen sieben Monate nach Abschluss des Verfahrens. Diese Frist ergibt sich aus der sechsmonatigen Frist zur gerichtlichen Geltendmachung von Ansprüchen nach § 15 Abs. 1 GlBG zuzüglich Zustellzeiten; Rechtsgrundlage für die Aufbewahrung in diesem Zeitraum ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Eine darüber hinausgehende Speicherung erfolgt nur, wenn Sie der Aufnahme in unseren Talentpool ausdrücklich zustimmen; die Dauer nennen wir Ihnen dabei.

Bei einer Anstellung übernehmen wir die Unterlagen in den Personalakt.

Webanalyse und Online-Marketing

Google Analytics 4. Wir nutzen Google Analytics 4 der Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland. Der Dienst erfasst mit Cookies und Gerätekennungen, wie unsere Website genutzt wird: aufgerufene Seiten, Verweildauer, ungefährer Standort auf Basis der gekürzten IP-Adresse, Gerät und Herkunftsquelle. Daraus entstehen pseudonyme Nutzungsprofile. Die IP-Kürzung erfolgt innerhalb der EU, bevor die Daten weiterverarbeitet werden.

Google Ads. Für die Messung des Erfolgs unserer Anzeigen und für Remarketing setzen wir Google Ads mit Conversion-Tracking ein, ebenfalls über Google Ireland Limited.

Rechtsgrundlage. Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Beide Dienste werden erst nach Ihrer Einwilligung im Cookie-Banner geladen.

Empfänger und Drittland. Google ist insoweit unser Auftragsverarbeiter; wir haben einen Vertrag nach Art. 28 DSGVO geschlossen. Eine Übermittlung an die Google LLC in den USA ist nicht ausgeschlossen, siehe Abschnitt 12.

Widerruf. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit über die Cookie-Einstellungen widerrufen. Zusätzlich lässt sich die Erfassung durch Google Analytics mit dem Browser-Add-on von Google (tools.google.com/dlpage/gaoptout) dauerhaft unterbinden.

Speicherdauer. Die Aufbewahrungsdauer der Nutzungsdaten in Google Analytics haben wir auf 14 Monate eingestellt.

Eingebundene Inhalte Dritter und Social Media

Google Fonts. Schriftarten werden von Servern der Google Ireland Limited nachgeladen. Dabei wird Ihre IP-Adresse an Google übertragen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. 

YouTube. Auf einzelnen Seiten binden wir Videos ein. Beim Laden entsteht eine Verbindung zu Google-Servern; beim Abspielen setzt YouTube Cookies und erfasst Ihr Nutzungsverhalten. Sind Sie bei YouTube angemeldet, kann der Aufruf Ihrem Konto zugeordnet werden. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO; die Videos werden erst nach Ihrer Einwilligung geladen.

Google Maps. Zur Darstellung unserer Standorte Linz, Wien und Graz binden wir Kartenmaterial von Google ein. Auch hier wird Ihre IP-Adresse übertragen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

Social-Media-Profile. Im Footer verlinken wir auf unsere Profile bei LinkedIn und YouTube. Es handelt sich um einfache Links, keine Plugins – eine Datenübertragung findet erst statt, wenn Sie den Link anklicken. Für die Verarbeitung auf diesen Plattformen ist der jeweilige Anbieter verantwortlich, bei öffentlich einsehbaren Seiteninsights gemeinsam mit uns nach Art. 26 DSGVO.

Empfänger und Übermittlung in Drittstaaten

Ihre Daten geben wir nur weiter, wenn das für die genannten Zwecke erforderlich ist, Sie eingewilligt haben oder wir gesetzlich dazu verpflichtet sind. Empfänger sind insbesondere:

 Drittstaatenbezug. Bei den oben genannten US-Anbietern können Daten in die USA übermittelt werden. Grundlage ist der Angemessenheitsbeschluss (EU) 2023/1795 vom 10. Juli 2023 zum EU-US Data Privacy Framework, soweit der Empfänger in der Data Privacy Framework List (www.dataprivacyframework.gov/list) geführt wird, ergänzend Standardvertragsklauseln nach Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO.

Ein Restrisiko bleibt: US-Behörden können auf Grundlage dortiger Gesetze auf Daten zugreifen, und die Rechtsschutzmöglichkeiten entsprechen nicht in jeder Hinsicht dem europäischen Niveau. Soweit die Übermittlung auf Ihrer Einwilligung beruht, willigen Sie damit zugleich in dieses Risiko ein (Art. 49 Abs. 1 lit. a DSGVO).

Datensicherheit

Wir treffen technische und organisatorische Maßnahmen nach Art. 32 DSGVO, um Ihre Daten gegen Verlust, Manipulation und unbefugten Zugriff zu schützen. Dazu zählen die verschlüsselte Übertragung über TLS, ein rollenbasiertes Berechtigungskonzept in unseren Systemen, Protokollierung von Zugriffen, regelmäßige Sicherungen sowie die Verpflichtung unserer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter auf das Datengeheimnis nach § 6 DSG.

Die Maßnahmen passen wir laufend an den Stand der Technik an. Eine vollständige Sicherheit bei der Datenübertragung im Internet kann dennoch nicht garantiert werden.

Ihre Rechte

Sie haben jederzeit das Recht auf:

●      Auskunft über die zu Ihnen gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO)

●      Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO)

●      Löschung, soweit keine Aufbewahrungspflicht entgegensteht (Art. 17 DSGVO)

●      Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)

●      Datenübertragbarkeit bei Verarbeitungen auf Grundlage von Einwilligung oder Vertrag (Art. 20 DSGVO)

●      Widerspruch gegen Verarbeitungen, die wir auf berechtigte Interessen stützen (Art. 21 DSGVO) – bei Direktwerbung ohne Angabe von Gründen

●      Widerruf erteilter Einwilligungen mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)

Zur Ausübung genügt eine formlose Nachricht an die in Abschnitt 1 genannten Kontaktdaten. Zur Identitätsprüfung können wir zusätzliche Angaben verlangen.

Unabhängig davon steht Ihnen ein Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde zu:

Österreichische Datenschutzbehörde, Barichgasse 40–42, 1030 Wien, Telefon +43 1 52 152-0, E-Mail [email protected], www.dsb.gv.at

Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir passen diese Erklärung an, wenn sich die eingesetzten Dienste, unsere Verarbeitungen oder die Rechtslage ändern. Maßgeblich ist jeweils die auf dieser Seite veröffentlichte Fassung.

Stand: November 2026 · Version 2.0 (ersetzt die Fassung vom 24. September 2018)