Ihre Briefpost - digitalisiert & direkt in Odoo verfügbar
Mit dem gemeinsamen Produkt von Datenpol und Post Business Solutions wird Ihre Briefpost automatisch geöffnet, gescannt, digitalisiert, archiviert und (nach Archivierung) vernichtet. Die digitalisierten Briefe landen anschließend im digitalen Posteingang in Odoo – bereit zur Verarbeitung in Ihren Workflows.
Die digitalisierten Briefe landen anschließend im digitalen Posteingang in Odoo – bereit zur Dokumentenverarbeitung in Ihren Workflows.
In wenigen Tagen startklar
Kein langes IT-Projekt: Nach der Registrierung und Einrichtung ist der Digitale Posteingang innerhalb weniger Tage für Ihr gesamtes Team verfügbar – ohne aufwendige Infrastruktur oder Hardware.
Volltextsuche in
Odoo
Alle eingehenden Briefe werden automatisch digitalisiert und sind in Odoo volltextdurchsuchbar. So finden Sie relevante Informationen in Sekunden statt in Aktenordnern.
Nahtlose Integration in Odoo
Der Digitale Posteingang fügt sich nahtlos in Ihre bestehenden Odoo-Workflows ein. Dokumente werden automatisch strukturiert abgelegt und können direkt weiterverarbeitet werden – z. B. in Buchhaltung, HR oder Genehmigungsprozessen.
Für wen ist ein digitaler Posteingang sinnvoll?
Gerade bei Unternehmen mit regelmäßiger eingehender
Eingangspost,
Eingangsrechnungen,
Verträgen oder
anderen Papierdokumenten
hilft die Digitalisierung des Posteinganges dabei, Medienbrüche zu reduzieren.
Dokumente stehen Odoo-ERP für Dokumentenmanagement, Volltextsuche bzw. Texterkennung, Klassifizierung und strukturierte Bearbeitung bereit, statt in Ordnern oder Umläufen zu verschwinden. So können Unternehmen - vom KMU bis zum Konzern - ihre Geschäftspost digitalisieren und die tägliche Bearbeitung deutlich vereinfachen.
So funktioniert die Digitalisierung der Eingangspost
Wenn Sie Ihren Posteingang digitalisieren wollen, läuft der Prozess in drei Schritten ab:
1
Postumleitung
Ihre Briefpost wird ins Scanzentrum der Post Business Solutions umgeleitet.
2
Digitalisierung
Öffnen, Scannen, Archivieren & datenschutzkonforme Vernichtung.
3
Bereitstellung in Odoo
Alle Dokumente landen automatisch im digitalen Posteingang.
Damit wird aus klassischer Briefpost ein strukturierter digitaler Ablauf. Unternehmen, die ihre Briefpost digitalisieren bzw. online empfangen möchten, schaffen so einen zentralen Zugriff auf eingehende Unterlagen.
Briefe zu digitalisieren entlastet interne Teams, reduziert Verzögerungen und sorgt dafür, dass Informationen schneller dort ankommen, wo sie gebraucht werden.
Posteingang digitalisieren - Workflow für echte Odoo-Prozesse schaffen
Wichtig ist: Der Prozess des digitalen Posteingangs endet nicht beim Postscan. Die Dokumente werden in Odoo strukturiert bereitgestellt und können direkt in bestehende Prozesse übernommen werden:
Buchhaltung
- Automatische Rechnungserstellung
- Bankabgleich & Splitting
- Revisionssichere Archivierung
KI-Unterstützung
- Automatisches Auslesen & Zuordnen
- Dublettenprüfung
- Automatisches Tagging („Eilt“, „Vertrag“ …)
HR
- Digitale Personalakte
- Bewerbungen & Verträge
- Spesen & Unterlagen papierlos
Maßgeschneiderte Lösungen
- Mehrstufige Freigaben
- Budgetkontrollen
- Transparente Entscheidungsprozesse
So wird gescannte Eingangspost nicht nur abgelegt, sondern systematisch nutzbar gemacht.
Jetzt Workflow verbessern und vom Papier verabschieden!
Ihre Vorteile mit dem digitalen Posteingang von Datenpol
Unternehmen, die ihre Papierpost digitalisieren lassen möchten, profitieren bei unserer Lösung von einem klar definierten Zusammenspiel aus externem Scanservice und direkter Bereitstellung in Odoo.
Nach Registrierung und Einrichtung ist unser Angebot in wenigen Tagen startklar und für das ganze Team verfügbar – ohne langes IT-Projekt und ohne zusätzliche Hardware.
Als Odoo Partner mit Gold-Status bieten wir Ihnen nicht nur eine professionelle Scan-Lösung, die in direkter Zusammenarbeit mit Post Business Solutions entwickelt wurde, sondern auch eine nahtlose Integration des digitalen Posteingangs in Ihre bestehenden Odoo-Workflows.
Gerade Firmen mit mehreren Standorten bzw. Büros können von der Nutzung unserer Lösung profitieren, weil Dokumente anschließend ortsunabhängig im System bereitstehen.
Die Vorteile im Überblick:
weniger manueller Aufwand in der Poststelle
schneller Zugriff auf Eingangspost und Briefpost
Volltextsuche statt Suche in Papierakten
papierlose und ortsunabhängige Bearbeitung
strukturierte Ablage im Dokumentenmanagement
direkte Weiterverarbeitung in Odoo-Workflows
Ein starker Partner
Die Schnittstelle für den digitalen Posteingang haben wir gemeinsam mit der der österreichischen Post entwickelt.
FAQ - Digitaler Posteingang in Odoo
Ein digitaler Posteingang ist eine zentrale, elektronische Sammelstelle für Informationen aus verschiedenen Eingangskanälen, wie Mailings, Kontaktformulare, Dokumente oder Rechnungen. Er hilft dabei, Inhalte strukturiert zu erfassen, zu priorisieren, weiterzuleiten und oft auch automatisiert zu verarbeiten. Bezogen auf Odoo handelt es sich um einen zentralen Bereich der Software, in dem digitalisierte Briefpost und andere Dokumente bereitgestellt, durchsucht und weiterverarbeitet werden.
Per Nachsendeauftrag und in Zusammenarbeit mit Post Business Solutions wird die Post in das Scanzentrum geleitet, dort geöffnet, gescannt, archiviert und anschließend in Odoo bereitgestellt.
Im Fokus steht eingehende Briefpost. Für Sonderfälle oder nicht digitalisierbare Sendungen sollten projektspezifische Regeln ergänzt werden.
Ja Dokumente können mittels des digitalen
Posteingangs direkt in Odoo-Prozesse übernommen werden, z. B. in die Odoo Buchhaltung, HR oder
Freigaben.
Die DSGVO spielt bei der Digitalisierung der Eingangspost eine zentrale Rolle, da hierbei häufig personenbezogene Daten verarbeitet werden. Entsprechend muss sichergestellt sein, dass diese Daten rechtmäßig, zweckgebunden und sicher verarbeitet werden und dass die Vernichtung der Originaldokumente den gesetzlichen Anforderungen entspricht. Unsere Lösung ist in dieser Hinsicht komplett DSGVO-konform.
Nach der Registrierung (Odoo Lizenz und Vertrag mit der Post Business Solution) und technischen
Anbindung ist der digitale Posteingang in der Regel innerhalb weniger Stunden einsatzbereit. Es sind keine zusätzlichen Geräte oder komplexen IT-Projekte
notwendig.
Alle digitalisierten Briefe werden automatisch
im digitalen Posteingang in Odoo bereitgestellt. Von dort aus können
sie strukturiert abgelegt, durchsucht und direkt in bestehende Odoo-Workflows
übernommen werden.
Ja. Alle eingehenden Dokumente
stehen inklusive Volltextsuche in Odoo zur Verfügung. So finden Sie
Inhalte, Absender oder Referenzen in Sekunden – ganz ohne manuelles Durchsuchen
von PDFs oder Papierakten.
Der Digitale Posteingang ist vielseitig einsetzbar und eignet sich insbesondere für Buchhaltung, Personalwesen, Einkauf sowie Genehmigungs- und Freigabeprozesse. Grundsätzlich profitieren alle Bereiche, die regelmäßig mit eingehender Briefpost arbeiten.
Die eingehende Briefpost wird im Scanzentrum geöffnet, digitalisiert, archiviert und anschließend datenschutzkonform vernichtet. So reduzieren Sie Papierbestände und erfüllen gleichzeitig Compliance-Anforderungen.
Ja. Der Digitale Posteingang eignet sich ideal für Unternehmen mit mehreren Standorten, da die gesamte Briefpost zentral digitalisiert und standortunabhängig in Odoo verfügbar gemacht wird.